Swobodne przemieszczanie się osób na terytorium Unii Europejskiej na przykład w ramach delegowania pracowników w branży transportowej, związane jest z koniecznością ustalenia dla nich właściwego systemu zabezpieczenia społecznego, czyli miejsca do którego odprowadzone zostaną składki na przyszłą emeryturę.
Podstawa prawna
Najważniejszą podstawą prawną we wspomnianym temacie są dwa dokumenty: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Ustalenie miejsca zabezpieczenia społecznego
Przy ustaleniu miejsca zabezpieczenia społecznego w pierwszej kolejności należy kierować się dwoma generalnymi zasadami. Zasada pierwsza dotyczy miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris) i oznacza, że osoba podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym podejmuje swoją aktywność zawodową, czyli wykonuje pracę najemną lub pracę na własny rachunek.
Z kolei zasada druga dotyczy jednego ustawodawstwa właściwego i oznacza, że osoba, która wykonuje kilka różnych aktywności zawodowych – na terytorium przynajmniej dwóch państw członkowskich – podlega zabezpieczeniu społecznemu wyłącznie jednego państwa członkowskiego.
Większość naszych krajowych pracodawców delegujących za granicę również w branży transportowej chce ubezpieczyć swoich pracowników w naszym kraju. W praktyce oznacza to, że dążą do tego, aby odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne do polskiego ZUS-u. Wydaje się to uzasadnione, ponieważ w przypadku kierowców, których praca ma charakter mobilny, trudno byłoby wybrać inne niż krajowe ustawodawstwo właściwe. Wpływa na to za pewne fakt, iż czasami pracownik podejmuje swoje aktywności zawodowe w kilku krajach przyjmujących w czasie jednej doby. Na szczęście w ramach delegowania za granicę jest to możliwe, gdyż od szeroko rozumianej zasady pierwszej stworzono wyjątki, które zapisano w Art. 12 oraz Art. 13 – wspomnianego powyżej Rozporządzenia 883/2004.
O czym trzeba pamiętać
Jednym z najważniejszych zagadnień dotyczących ustalania właściwego ustawodawstwa, jest rozróżnienie pomiędzy delegowaniem do jednego państwa członkowskiego (sytuacje objęte art. 12 rozporządzenia nr 883/2004) a wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich (sytuacje objęte art. 13 rozporządzenia nr 883/2004). Ze względu na specyfikę pracy w zawodzie kierowcy na pewno bliższy nam jest Art. 13 i właśnie na nim należy się oprzeć wybierając właściwe ustawodawstwo.
Druk A1
Delegowany pracownik podlega za granicą różnym kontrolom. Jedną z nich jest właśnie weryfikacja miejsca zabezpieczenia społecznego. Żeby skutecznie potwierdzić to miejsce i odsunąć od siebie roszczenia państwa przyjmującego wobec składek ZUS, musimy wyposażyć pracownika przed wyjazdem w dokument o nazwie druk A1. Celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie podlegania ustawodawstwu państwa, które wydało taki dokument. W praktyce oznacza to, że osoba, która posiada zaświadczenie, nie jest objęta systemem zabezpieczenia społecznego kraju, który jest miejscem wykonywania pracy. Taka osoba jest ubezpieczona w państwie, w którym zostało wydane to zaświadczenie. Instytucją, która w Polsce zajmuje się przedmiotowym tematem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W ramach wieloletniej kampanii informacyjnej ZUS umieścił na swojej stronie internetowej mnóstwo informacji, które są kluczowe w poznaniu i zrozumieniu drogi do ustalenia miejsca odprowadzenia składek dla pracownika w przypadku delegowania.
Według wspomnianych wytycznych przekazanych przez ZUS ustawodawstwo właściwe w świetle Art. 13 należy ustalić w zależności od miejsca zamieszkania pracownika lub według siedziby pracodawcy(-ów). Jeśli pracownik podejmuje znaczną część aktywności zawodowych w państwie miejsca zamieszkania, jest objęty systemem zabezpieczenia społecznego miejsca zamieszkania. Jeśli pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie gdzie mieszka, jest objęty systemem zabezpieczenia społecznego państwa, w którym:
- Znajduje się siedziba zatrudniającego pracodawcy lub pracodawców, pod warunkiem, że:
- pracownik jest zatrudniony przez jednego pracodawcę lub
- pracownik jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, których siedziby znajdują się w jednym państwie członkowskim lub
- Znajduje się siedziba pracodawcy, innego niż państwo zamieszkania pracownika, jeżeli pracownik jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem zamieszkania pracownika, lub
- Zamieszkuje, jeżeli pracownik jest zatrudniony przez dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwóch z tych pracodawców ma siedzibę w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.
W kolejnych wpisach na stronie internetowej ZUS informuje, jak definiujemy znaczną część pracy i co decyduje o spełnieniu wymaganych warunków dla Art. 13.
W przypadku pracowników delegowanych spoza branży transportowej wybór ustawodawstwa właściwego w korespondencji z Art. 13 wiąże się ze wskazaniem regularności pracy w kilku państwach członkowskich, która wynika z ustalonego przed delegowaniem harmonogramu. ZUS na wniosek pracodawcy lub pracownika wystawi dokument A1, jednak po upływie jego ważności zażąda sprawozdania i wykazania naprzemienności oraz wskazania m.in. procentowej ilości czasu pracy w państwach przyjmujących w trakcie np. ostatnich 12 miesięcy. Analizując obowiązkowe sporządzone przez pracodawcę sprawozdanie dotyczące procentowej ilości czasu pracy, ZUS nie weźmie pod uwagę tzw. pracy marginalnej, której ilość wynosi poniżej 5% w stosunku do pozostałych liczb. Dla przedsiębiorców delegujących do różnych krajów ważne jest, aby każdy zatrudniony pracował w Polsce a czas pracy w naszym kraju był procentowo na wystarczająco wysokim poziomie. W przeciwnym wypadku ZUS wycofa zaświadczenie A1 i rozpocznie procedurę ustalenia miejsca zabezpieczenia społecznego od nowa z konsekwencjami wycofania składek oraz odprowadzenia ich do właściwego sytemu. Należy pamiętać, iż Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdzi również samego pracodawcę, a konkretnie to, czy aby jego działalność na terytorium Polski nie jest fikcyjna tylko legalnie i prawidłowo prowadzona. Do tego ustalono oczywiście osobne kryteria.
W przypadku kierowców ZUS ma trochę ułatwione zadanie, gdyż mobilny charakter pracy pracownika od razu wskazuje na regularną naprzemienność aktywności zawodowych w różnych krajach. Może zdarzyć się, że urzędnicy zażądają przedstawienia harmonogramu w celu „rozliczenia” druku A1. Trzeba jednak wiedzieć, że takie działanie jest sporadyczne i wynika z indywidualnych przypadków, które analizuje ta instytucja.
Częste wątpliwości ZUS-u co do wystawienia druku A1 i potwierdzenia miejsca zabezpieczenia społecznego w Polsce dotyczą obcokrajowców, których miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ich rodzin znajduje się w innym państwie. Decyzje o wyborze polskiego systemu zabezpieczenia społecznego często zależą od wnikliwości samych urzędników, którzy mają świadomość wystawienia druku A1 niezgodnie z przepisami unijnymi. Sami przedsiębiorcy bardzo często nie mają wiedzy na temat tego, jak ważny jest dokument potwierdzający miejsce zabezpieczenia społecznego w trakcie podróży pracownika. Konsekwencje jego braku lub nieważności sięgają kilku tysięcy euro, a procedura naprawcza błędów w ustaleniu miejsca zabezpieczenia społecznego niejednokrotnie zachwiała strukturą niejednego przedsiębiorcy. Warto pomyśleć o przeanalizowaniu w porozumieniu z ekspertami przedmiotowego tematu zanim pracownik rozpocznie dla nas zadania związane z delegowaniem za granicę.
W celu uzupełnienia wiedzy z zakresu delegowania pracowników za granicę, zapraszamy na nasze kanały w social mediach, gdzie w ramach cyklu #oDelegowaniu, publikujemy wiele materiałów video oraz tekstowych, poruszających wspomniane zagadnienia. Jako Grupa SRW zapewniamy profesjonalne wsparcie z zakresu tworzenia niezbędnej dokumentacji pracowniczej, rozliczania wynagrodzeń pracowników delegowanych do różnych krajów UE oraz doradztwa w przedmiotowym zakresie. W przypadku jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt.
Anna Guzik – Ekspert SRW ds. europejskich
