Badanie przeprowadzone przez Polski Instytut Transportu Drogowego i GS1 Polska wskazuje, że około 71 proc. firm w naszym kraju chciałoby już dzisiaj pracować z wykorzystaniem elektronicznego listu przewozowego. Niestety na przeszkodzie cały czas stoi prawo, które uniemożliwia stosowanie e-CMR, jako pełnoprawnego dokumentu. Co zrobić, aby nie zostać w tyle Europy? Istnieje możliwość uczestnictwa w pilotażu, w którym chęć udziału zadeklarowało 47 proc. badanych przedsiębiorców.
Część firm transportowych już stosuje rozwiązania hybrydowe. Za pośrednictwem platform generują listy przewozowe, ale na potrzeby kontroli, posiadają pojedynczą kopię papierowego dokumentu. Zagadnienie zostało kompleksowo opisane w raporcie ,,e-CMR. Czy jesteś gotowy?”. Autorzy wskazują na zalety cyfryzacji, gotowość branży do wdrożenia, popartą badaniami, a także porównali dostępne na rynku platformy służące do pracy na e-CMR.
Od digitalizacji listów przewozowych nie ma odwrotu
Zgodnie z unijnym rozporządzeniem e-FTI, elektroniczna informacja o transporcie drogowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie obowiązywała w całej Unii Europejskiej. Rozporządzenie ma wejść w życie 21 sierpnia 2024 r., a rok później (w sierpniu 2025 r.) ma nastąpić już pełne wdrożenie rozwiązań technologicznych. Elektroniczny list przewozowy ma działać w oparciu o certyfikowane platformy e-FTI, które mają być gwarantem bezpieczeństwa przechowywania danych i ich dostępności.
Najważniejsze, co wynika z unijnego rozporządzenia, to fakt, że elektroniczne listy przewozowe w jednolity sposób będą uznawane na obszarze całej UE. Dodatkowo platformy e-FTI mają być interoperacyjne, w szczególności do przekazywania informacji regulacyjnych między przedsiębiorstwami a administracją publiczną (B2A). Oznacza to dostęp do wszelkich niezbędnych informacji pomiędzy stronami usługi przewozowej. Dodatkowo będzie miała do nich wgląd administracja publiczna, np. Inspekcja Transportu Drogowego w Polsce lub jej odpowiedniki w innych krajach.
Rozporządzenie e-FTI
Korzyści płynące z e-CMR
Eksperci wskazują 4 główne grupy korzyści, jakie generuje zastosowanie cyfrowych platform:
- usprawnienie przepływu informacji,
- oszczędność zasobów przedsiębiorstw,
- ekologia,
- przyspieszenie płatności.
Potwierdzają to badania, przeprowadzone na próbie 422 przedstawicieli przedsiębiorstw z branży transportu, spedycji i logistyki (TSL), zaprezentowane w raporcie. Blisko 15 proc. z nich uznało za największą zaletę e-CMR szybszy proces przekazywania informacji pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem i odbiorcą. Dodatkowo dla 13,5 proc. ważny okazał się krótszy i łatwiejszy proces wypełniania listu. Respondenci podkreślają też zaletę elektronicznej archiwizacji danych. Warto nadmienić, że prawo wymaga przechowywania całej dokumentacji przez okres 5 lat. Adam Szledak z Rohlig Suus wskazuje, jaki jest to ogrom papieru.
– Duże przedsiębiorstwo transportowe generuje około 4 mln dokumentów transportowych rocznie, wraz załącznikami. Przekłada się to na 25 ton zużytego papieru. Jest to ekwiwalent ładunku więcej niż jednej naczepy. Oznacza to, że łącznie przykładowe przedsiębiorstwo musi przechowywać stale w firmie dokumentację porównywalną do około 10 naczep – zaznacza Adam Szledak.
E-CMR pozwoli na szybkie płatności za transport
Jedną z największych bolączek całej branży TSL są opóźnienia w płatnościach za usługę transportową. Dzieje się tak, ponieważ po dokonaniu przewozu podpisane dokumenty z załącznikami muszą wrócić do bazy firmy. Wysyłane są pocztą albo kierowca zwozi je do siedziby, wracając z długiej trasy międzynarodowej, często wykonując jeszcze po drodze jakieś kabotaże. Dopiero wtedy możliwe jest wystawienie faktury i rozpoczęcie procedury płatności. Niestety zdarzają się błędy w papierowej dokumentacji lub stwierdzane są jakieś braki. Nie trzeba wspominać, że wydłuża to cały proces i naraża przewoźnika na straty.
Obecnie średni czas płatności w transporcie wynosi od 45 do nawet 60 dni. Maciej Zwyrtek z Kuźna Trans podaje mniej optymistyczne szacunki – pomiędzy 60-90 dni. Autorzy raportu napotkali na przypadek płatności aż po 111 dniach od wykonania usługi. Bez wątpienia naraża to przedsiębiorstwa transportowe na ryzyko utraty płynności finansowej. E-CMR pozwala skrócić czas na wystawienie faktury praktycznie do 1-2 dni. Po dostarczeniu ładunku przez kierowcę, stosowna informacja zostaje zapisana na platformie i jest w tym samym czasie widoczna w centrali przedsiębiorstwa. Może ono rozpocząć proces fakturowania praktycznie od zaraz.
Czas to pieniądz
Obok skrócenia czasu płatności, istotną korzyścią z zastosowania e-CMR jest ograniczenie kosztów administracyjnych w firmach. „Według wyliczeń platformy GreenTransit, praca potrzebna na wygenerowanie papierowej dokumentacji, późniejsze jej przetwarzanie oraz fizyczne wysyłanie do zainteresowanych podmiotów, zajmuje około 23 minuty, przypadające na jeden list. Zastosowanie cyfrowej platformy pozwala skrócić ten czas do zaledwie 9 minut.
Według danych GUS przeciętne wynagrodzenie w dziale transport i gospodarka magazynowa w pierwszym półroczu 2022 r. wyniosło 5 847,76 zł. Przeliczając to na uśrednioną stawkę godzinową, wyliczoną w oparciu o 160 godzin przypadających na etat w miesiącu, przeciętny koszt wynagrodzenia wyniósł w pierwszym półroczu 2022 r. 36,55 zł na godzinę. Reasumując, digitalizacja procesu zredukowałaby koszty roboczo-godzinowe z 14,01 zł do 5,48 zł”.[1];[2]
Dlaczego mimo zalet e-CMR, dominuje papier?
W raporcie, badani przedstawiciele firm wyraźnie wskazywali, jakie mankamenty niesie za sobą konieczność wystawiania papierowej dokumentacji, która najczęściej dalej wypełniana jest ręcznie. Respondenci przede wszystkim skarżyli się na: niekompletne dane na listach przewozowych (20 proc.), błędy w adresie nadawcy/odbiorcy (18 proc.), nieczytelność listów przewozowych (16,5 proc.) oraz wspomnianą wcześniej archiwizację. Choć korzyści ze stosowania e-CMR są niezaprzeczalne, to dlaczego ciągle w przewozach dominuje dokumentacja papierowa?
Obecnie szacuje się, że elektroniczna wersja dokumentów stanowi zaledwie niecały 1 proc. wszystkich listów przewozowych w samej Unii Europejskiej. Wszystkiemu winne jest krajowe prawo, które nie dopuściło stosowania e-CMR. W Polsce mamy też z tym problem.
Bariery dla e-CMR, które należy przełamać
Ważnym wnioskiem płynącym z badań jest, że blisko połowa przedsiębiorstw w Polsce już teraz jest gotowa do wprowadzenia elektronicznego listu przewozowego e-CMR. Tylko 12 proc. zasygnalizowało nieprzygotowanie. Z kolei 39 proc., co stanowi dość liczny odsetek, dalej nie wie czy jest gotowa e-CMR u siebie wdrożyć. Okazało się, że główną przyczyną odstraszającą od e-CMR była nieznajomość technologii. Wskazało tak blisko 18 proc. badanych, którzy nie byli gotowi na wdrożenie lub nie potrafili się określić. Tym bardziej należy zachęcać polską branżę TSL do szeroko zakrojonego udziału w pilotażowych wdrożeniach. Brak wyraźnej podstawy prawnej okazał się dla 11 proc. ważnym argumentem na nie. Dla blisko 1/10 respondentów obawa przed kontrolą w innych krajach, czy troska o bezpieczeństwo przekazanych danych, zniechęciły do przejścia na e-CMR.
W ramach całego programu e-CMR mają być wdrożone wysokie standardy bezpieczeństwa danych zawartych w chmurze. Co ciekawe, kwestie kosztów wdrożenia e-CMR nie były wyraźnie wskazywane jako bariery.
Prawo nie nadąża za potrzebami
Tworząc raport „e-CMR. Czy jesteś gotowy?” autorzy sięgnęli po interpretacje prawne z najważniejszych instytucji w naszym kraju. Oparto się na stanowisku Ministerstwa Infrastruktury, stanowisku Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego oraz opinii prawników.
– Stosowanie w obecnym stanie prawnym dokumentu e-CMR w zastępstwie dokumentów wymaganych przez ustawę o transporcie drogowym oraz ustawę Prawo przewozowe, nie jest możliwe – wyjaśnia Rafał Weber, sekretarz stanu w Ministerstwie Infrastruktury.[1] Oznacza to, że wypisywanie e-CMR jest na chwilę obecną w Polsce nielegalne.
– Należy wyraźnie podkreślić, że wypisywanie e-CMR jest nielegalne, aby nie zapomnieć. Ustawa wskazuje, że kierowca musi pokazać dokument związany z przewożonym ładunkiem. Dokument to kartka papieru. Zadaliśmy oficjalne pytania o interpretację prawną do Ministerstwa Infrastruktury i GITD. Instytucje wprost, w udzielonej odpowiedzi stwierdziły, że na potrzeby kontroli drogowej nie można w Polsce używać elektronicznego listu przewozowego. Niestety to blokuje rozwój i wdrożenia elektronicznych listów na szeroką skalę – podkreśla mec. Łukasz Chwalczuk, Kancelaria Prawna IURIDICA.
Forum na rzecz e-CMR walczy o zmiany prawne
Na początku 2022 r. powołano do życia Forum E-CMR, zrzeszające mały i duży biznes, stowarzyszenia i fundacje. Jego celem jest szybka nowelizacja prawa, umożliwiająca stosowanie elektronicznych listów przewozowych.
– Nie ma sensu wprowadzać czegoś przed Unią Europejską. Okres 1,5 do 2 lat do wejścia rozporządzenia e-FTI, powoduje uzyskanie czasu na przygotowanie. Nie ma się czego bać. Cyfryzacja czeka nas w najbliższym czasie. Do końca listopada (artykuł pisany w połowie listopada – przyp. Red.) przedstawimy (Forum na rzecz e-CMR, przyp. red.) zestawienie opinii i rozwiązania, aby doprecyzować polskie prawo. To są w zasadzie 3 artykuły. Wystąpimy do Ministra Infrastruktury i Sejmowej Komisji Infrastruktury w ciągu 3-4 tygodni. Jest to solidny przykład synergii i współpracy – dodaje mec. Łukasz Chwalczuk.
W raporcie porównano usługi platform e-CMR
Chcąc przekazać branży TSL szerszy obraz dostępnych na rynku platform umożliwiających pracę na e-CMR, Polski Instytut Transportu Drogowego postanowił w czytelny sposób porównać ze sobą najpopularniejsze rozwiązania. W zestawieniu znalazły się narzędzia takich firm, jak: GreenTransit, Trans.eu Group, Trans Assist, Trimble Transportation, Logmap, czy Snarto. Porównano ze sobą możliwość integracji oferowanych usług z telematyką oraz innymi systemami. Co więcej, sprawdzono czy oprócz standardowego CMR istnieje możliwość wygenerowania: krajowego listu przewozowego, WZ, protokołu szkody, kwitu paletowego lub różnego typu wzorów indywidualnych.
Z zestawienia można się także dowiedzieć jakie są oferowane metody podpisu e-CMR, poziom integracji łańcucha dostaw, czy koszt usługi. Ponadto przedsiębiorca może uzyskać informacje o ważnych dla niego składowych i dopasować narzędzie do profilu swojej działalności. Niektóre platformy już dzisiaj posiadają standaryzację e-CMR UN/CEFACT.
Zanim zmieni się prawo, czas na pilotaż
Prawie połowa badanych przedstawicieli firm chce wziąć udział w pilotażu e-CMR. Już dzisiaj na rynku jest szereg platform, pozwalających na generowanie elektronicznych listów przewozowych. Możliwe jest też zastosowanie rozwiązań hybrydowych, gdzie stosuje się dane cyfrowe, ale na poczet kontroli zachowuje papierową kopię dokumentu.
– Robiliśmy pilotaż m.in. dla Straży Granicznej w woj. warmińsko-wazurskim. Teraz projekt wdraża ok. 50 firm – podaje Adrian Mirowski ze Snarto. Udział w pilotażu pozwala przygotować się wcześniej, przed międzynarodową konkurencją, nim zmieni się prawo w Polsce. Należy nadmienić, że niektóre kraje Unii Europejskiej już zezwoliły na pracę wyłącznie na elektronicznych listach przewozowych, np. kraje Beneluksu: Belgia, Holandia, czy Luksemburg.
– Chcemy, żeby jak najwięcej firm działających w Polsce było przygotowanych na nadchodzące zmiany i zaznajomionych z istotnymi zapisami rozporządzenia e-FTI… Dzięki współpracy GS1 Polska z dostawcami e-CMR, takie pilotaże możemy realizować już dziś. Proponujemy formę pilotażu, która z jednej strony pozwoli firmom na przetestowanie docelowego modelu wdrożenia e-CMR – bazującego na zewnętrznej platformie, a z drugiej będzie zgodna z obowiązującym prawem – podkreśla Agata Horzela, menedżer ds. standardów GS1 w TSL / T&L Manager.
Artykuł ukazał się w 6 wydaniu /2022 (grudzień – styczeń) czasopisma Transport Manager
AUTOR:
Kamil Zając
Specjalista ds. projektu
Polski Instytut Transportu Drogowego
Pobierz BEZPŁATNIE najnowszy raport PITD i GS1 Polska: „e-CMR. Czy jesteś gotowy
https://pitd.org.pl/wp-content/uploads/2022/11/Raport_e_CMR-Czy-jestes-gotowy-online.pdf
Literatura
[1] Świeboda J., Chwalczuk Ł., Horzela A. i inni, e-CMR.Czy jesteś gotowy?, PITD: 2022
[2] GUS, Przeciętne zatrudnienie i wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw
w lipcu 2022 roku, https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rynek-pracy/pracujacy-
-zatrudnieni-wynagrodzenia-koszty-pracy/zatrudnienie-i-wynagrodzenia-w-gospodarce-
narodowej-w-pierwszym-polroczu-2022-roku,1,47.html [dostęp: 5.10.2022].
