Przed napisaniem tego artykułu rozmawiałem z prezesem firmy z branży TSL (transport, spedycja, logistyka). Po 15 minutach nagle usłyszałem entuzjastyczną reakcję: „Nie miałem pojęcia, że to takie proste”. Tak, automatyzacja wcale nie wymaga zatrudniania armii informatyków, angażowania potężnych środków, wielkich zmian. Wystarczy automatyzować z głową, czyli metodycznie, krok po kroku i skutecznie. W tym artykule przedstawiam konkretne sposoby na to jak w ciągu 1 roku firma z branży TSL może na automatyzacji zarobić dziesiątki tysięcy, setki tysięcy, a nawet miliony złotych w zależności od skali działalności. Zacznijmy od początku …
Artykuł ukazał się w 4 wydaniu /2022 (sierpień-wrzesień) czasopisma Transport Manager
1.0 Automatyzacja Fizyczna
Obszar koncentracji:
- Wykorzystanie sił natury.
- Fizyczne utrwalenie wiedzy.
Kiedy mówimy o początkach automatyzacji zazwyczaj myślimy o maszynie parowej. Jednocześnie tak naprawdę automatyzacja jest z nami od tysięcy lat. Od wieków szukaliśmy sposobów, aby być w stanie pokonać ograniczenia ludzkich mięśni i umysłów. Tysiące lat temu zbudowaliśmy koło wodne, aby wykorzystać siłę o wiele potężniejszą od siły ludzkich ramion – prąd rzeki. Podobną funkcję pełniły wiatraki, które wykorzystywały siłę wiatru. Na tym etapie w świecie transportu automatyzacja ograniczała się do wykorzystywania zwierząt do pracy, a w przypadku logistyki magazynowej (a może raczej spichrzowej) do użycia prostych dźwigni, które pozwalały wykorzystać siły fizyki do pracy. Ludzkość tworzyła i tworzy też coraz bardziej złożone metody na poradzenie sobie z ograniczeniami umysłów. Aby opowieści przechodziły z pokolenia na pokolenie, przekaz wzmacniano malowidłami, a później pismem. Dzięki temu młodzi ludzie mogli poznawać nauki, które przekazywały im poprzednie, nieraz odległe w czasie, pokolenia.
Kiedy czytamy o utrwalaniu przekazu, wydaje nam się, że współcześnie ta perspektywa nie tworzy wyzwań. W końcu współcześnie istnieje cała gama narzędzi, które przechowują dla nas informacje, obrazy i opowieści. W każdym smartphonie mamy dyktafon, aparat fotograficzny i kamerę. Jednocześnie proponuję zadać sobie pytanie – czy spedytorom w naszych organizacjach biznesowych zdarza się zapomnieć o czymś ważnym? W większości organizacji odpowiedź jest jednoznaczna – tak, zapominają i to nie raz, nie dwa. A my – osoby zarządzające na różnych szczeblach – czy jesteśmy inni? Oczywiście, że nie. Zapominalstwo we współczesnym świecie wcale nie zaskakuje, ponieważ pomimo natłoku narzędzi: kalendarzy, notatek, karteczek, programów typu TMS (Transport Management Systems), itp. często nie potrafimy zaprojektować i zbudować spójnego systemu zarządzania informacjami w organizacji biznesowej, który byłby na tyle elastyczny, że obejmowałby złożoność pracy w branży TSL. Wymaga to dbałości o detale, takie jak na przykład ustawienia powiadomień, możliwości współdzielenia informacji w czasie rzeczywistym, pomiędzy działami, ale też z klientem itd. Wyobrażam sobie, że część z nas, kiedy czyta o tych możliwościach, myśli sobie: „u nas to wszystko już jest, możemy ustawiać powiadomienia, możemy współdzielić pliki z klientem w czasie rzeczywistym itd.” Wyzwanie nie polega jednak na posiadaniu technicznych możliwości, bo te ma w zasadzie każda firma. Wyzwaniem pozostaje doprowadzenie do sytuacji, w której ludzie chcą korzystać i korzystają z tych możliwości, narzędzi, i dzięki temu wzmacniają osiągane przez organizację biznesową wyniki.
Wyzwaniem pozostaje doprowadzenie do sytuacji, w której ludzie chcą korzystać i korzystają z możliwości i narzędzi automatyzacji i dzięki temu wzmacniają osiągane przez organizację biznesową wyniki.
Pomysł na już:
Zaproszenie konsultanta, który wspólnie z ludźmi, którzy pracują w organizacji biznesowej zaprojektuje system zarządzania informacjami (służę namiarami na specjalistów w tej dziedzinie).
2.0 Automatyzacja Techniczna
Obszar koncentracji:
Rozwiązania natury mechanicznej.
Wraz z wynalezieniem maszyny parowej, nasza cywilizacja zaczęła tworzyć coraz to nowe maszyny. Jedną z nich stał się samochód, który zdetronizował podróże konne i zrewolucjonizował kwestię transportu podobnie jak pociąg. Przez kolejne dziesiątki lat udoskonalamy samochody i proces ten trwać jeszcze będzie tak długo jak tylko w użyciu będą samochody. Przykładowo Volvo do 2030 r. chce, aby połowa sprzedaży wyprodukowanych przez ten koncern samochodów ciężarowych to były auta elektryczne. Współcześnie organizacje biznesowe z branży TSL pokazują w mediach społecznościowych jakie wyniki osiągają ciągniki. Ograniczone spalanie, niższa emisja CO2 itd. Jednocześnie automatyzacja techniczna w głównej mierze dotyczy pracy fizycznej. Automatyczna skrzynia biegów powoduje, że nie zmieniamy ich ręcznie itd.
W branży TSL automatyzacja techniczna koncentruje się na eksploatacji sprzętu do transportu. Żeby konkurować dzisiaj na rynku TSL, trzeba być kompetentnym w tym zakresie. Trudno wyobrazić sobie firmę oferującą transport ponadgabarytowy na furmankach (chociaż ceny ropy mogą jeszcze nas tam cofnąć – taki żart).
Pomysł na już:
Analiza i wdrożenie technicznych rozwiązań, które pozwalają ograniczyć poziom kosztów, na przykład:
- pomiar ciśnienia w oponach w czasie rzeczywistym, który przekłada się na ich zużycie oraz poziom spalania,
- rozwiązania telematyczne, które pozwalają na automatyzację obiegu informacji.
3.0 Automatyzacja Marketingowa
Obszar koncentracji:
Poszerzenie lub/i doprecyzowanie grupy docelowej.
W średniowieczu, kiedy trubadur układał pieśń o bohaterskich czynach dzielnego rycerza, pieśń zaczynała żyć swoim życiem i rozchodziła się po wsiach i miasteczkach danej krainy. A więc, o ile pieśń, była atrakcyjna, trubadur nie musiał objechać całej krainy, aby inni poznali czyny dzielnego rycerza. Można zatem uznać, że dochodziło do zjawiska, które dziś nazwiemy marketingiem szeptanym.
Przenosimy się do współczesnych firm i ich konkurencyjności. Automatyzacja Marketingowa wciąż dla większości organizacji biznesowych z branży TSL jest jak czarna dziura, nie wiemy jak działa, a boimy się, że pochłonie pieniądze. Paradoks polega na tym, że jest dokładnie odwrotnie. Automatyzacja Marketingowa pozwala na szereg oszczędności, a jej skuteczność wykracza poza działania tradycyjne. Z iloma klientami jest w stanie spotkać się przedstawiciel handlowy w ciągu tygodnia? 10? 20? Automatyzacja Marketingowa pozwala na komunikację z tysiącami klientów w ciągu tygodnia przy… uwaga!… niższym poziomie kosztów.
Wiele organizacji biznesowych posiada bazy z danymi klientów wypełnione tysiącami rekordów, ale niewiele z nich jest w stanie zbudować regularny, zautomatyzowany mailing. Wiele firm posiada swoje profile w mediach społecznościowych, ale mało która ustawia zautomatyzowane publikacje, które dzięki wykorzystaniu skutecznych algorytmów docierają do dziesiątek tysięcy ludzi. Świat cyfrowy, który stał się polem rywalizacji organizacji biznesowych o kierowców i klientów posiada morze możliwości, z których liderzy branży potrafią skutecznie korzystać.
Kompetencje proheurystyczne to mieszanka analizy i intuicji. Nie ma ich ciągle sztuczna inteligencja.
Pomysły na już:
- Wykorzystanie programów do zarządzania sprzedażą w celu zautomatyzowania planów dotyczących kontaktu z klientem poprzez wskazanie terminów kontaktu mailowego, telefonicznego itd.
- Zaprojektowanie zautomatyzowanej kampanii mailingowej, która uwzględnia np. charakterystykę klienta; usługi z jakich korzystał; usługi z jakich mógłby korzystać, ale o nich nie wie; czas odpowiedzi na wiadomość itd.
- Zaprojektowanie automatycznych odpowiedzi w mediach społecznościowych, które nie są banalnym podziękowaniem za przesłanie wiadomości,
- Ustawienie reklam Google AdWords, które pozwolą dotrzeć klientom do strony internetowej,
- Promowanie treści w mediach społecznościowych wśród precyzyjnie zdefiniowanych grup docelowych (wystarczy minimalny budżet np. 100 zł/miesiąc),
- Nawiązanie współpracy z zautomatyzowanym call center (uwaga na jakość usługi). Gdybyś szukał pomocy w zakresie Automatyzacji Marketingowej to służę pomocą. Mój adres email znajdziesz na końcu artykułu.
4.0 Automatyzacja Eksploatacyjna
Obszar koncentracji:
Wydajność procesów.
Słowo eksploatacja historycznie kojarzy nam się raczej negatywnie, ponieważ używane było w kontekście nadmiernego wykorzystywania zwierząt, niewolników, a bardziej współcześnie również pracowników. W końcu mówimy czasem, że ktoś jest „wypalony” lub „wyeksploatowany”. Jednocześnie zamiast nieetycznego eksploatowania istot żywych, można eksploatacji poddawać maszyny, pomysły biznesowe itd.
Zatem w Automatyzacji Eksploatacyjnej koncentrujemy się, na tym w jaki sposób dokonać oszczędności, jak zwiększyć wydajność. Tutaj praca ludzi w biurze zaczyna być zastępowana przez algorytmy automatyzujące i sztuczną inteligencję. Dobrym przykładem jest automatyzacja procesu przyjęcia zamówienia. Klient wysyła do firmy zamówienie w formularzu Excel’a, a następnie spedytor przepisuje dane zlecenia do systemu TMS. Jedna wielka strata czasu. Zamiast tego wystarczy prosty program, który pobiera załączniki Excel’a automatycznie i rozpakowuje je do systemu TMS. Spedytor widzi nowo zaimportowane zlecenia w systemie i jedynie akceptuje je. Bez przepisywania! Im większa ilość zleceń, które przychodzą w ustandaryzowanej formie tym większe pole do automatyzacji. Zdarzają się przypadki, w których spedytor spędza 5 godzin w tygodniu na przepisywaniu danych ze zleceń od jednego klienta. Istotną uwagą jest fakt, że taka automatyzacja nie wymaga w większości wypadków ingerencji dostawcy systemu TMS, a co za tym idzie da się ją wykonać za rozsądne pieniądze, które powodują, że inwestycja w zautomatyzowanie tego procesu zwraca się już po 2-3 miesiącach.
Pomysł na już:
Wykorzystanie kompetencji informatyków do zautomatyzowania tego procesu lub poproszenie o to wsparcie organizacji biznesowej, która się tym zajmuje (służę kontaktami).
5.0 Automatyzacja Transformacyjna
Obszar koncentracji:
Wzmocnienie wartości dostarczanej klientowi.
Skoro proces wprowadzania zamówienia jest już zautomatyzowany po stronie Twojej organizacji biznesowej, pora poszukać metod na wniesienie wartości również do świata Twojego klienta. Wielokrotnie zdarza się, że klienci z własnego systemu przepisują dane zlecenie do formularza w Excel’u, który potem wysyłają do Twojej organizacji biznesowej mailem. Aby zautomatyzować ten proces wystarczy poprosić klienta o plik wyeksportowany bezpośrednio z jego systemu i umówić się, że będzie wysyłał zlecenia w ten sposób. Natomiast po stronie firmy TSL wystarczy stworzyć prosty konwerter, który pozwoli, że dane z tego pliku będzie można zaimportować do systemu TMS firmy.
Do rozwiązań, które należą do Automatyzacji Transformacyjnej zaliczymy również wizualizacje, które pozwalają klientowi śledzić, gdzie znajduje się jego towar w czasie rzeczywistym, a także wszelkie inne systemy i rozwiązania, które upraszczają obieg informacji pomiędzy organizacją z branży TSL, a klientem.
Pomysł na już:
Wykorzystanie kompetencji informatyków do zautomatyzowania procesu zamawiania lub poproszenie o to wsparcie organizacji biznesowej, która się tym zajmuje (służę kontaktami).
6.0 Automatyzacja Holistyczna
Obszar koncentracji:
Integracja rozwiązań w zakresie automatyzacji.
Kolejna faza automatyzacji to spojrzenie z lotu ptaka na organizację i budowa zintegrowanych procesów. Przykładowo zlecenie, które przyszło w wyniku zautomatyzowanego email marketingu, zostaje automatycznie zaczytane do systemu TMS, a spedytor otrzymał powiadomienie z prośbą o weryfikację na telefon. W momencie, gdy spedytor nie zweryfikuje danego zlecenie przez okres 2 godzin, weryfikacja zlecenia zostaje przekierowana do koordynatora itd. Na tym poziomie organizacje biznesowe koncentrują się na tym, aby zautomatyzowane procesy były zintegrowane między sobą, ale też z pracą ludzi. Żeby być w stanie zarządzić taką złożonością wymagane są: kompetencje w zakresie projektowania procesów biznesowych; a także narzędzia, które wspierają wizualizację tychże procesów.
Pomysł na już:
Zaproszenie osoby do poprowadzenia warsztatu wewnętrznego dla liderów organizacji, którzy stworzą wspólnie mapę procesów biznesowych w organizacji w wersji docelowej.
7.0 Automatyzacja Proheurystyczna
Obszar koncentracji:
Rozwój kompetencji heurystycznych ludzi w organizacji.
A teraz przenieśmy się do przyszłości, która zaczyna się tu i teraz dookoła nas. Wyobraź sobie świat, w którym ludzie wykonują pracę, która ich ciekawi, która ich rozwija, która jednocześnie wzmacnia organizację biznesową. Wyobraź sobie organizację biznesową, w której praca odtwórcza, rutynowa, nudna jest wykonywana przez sztuczną inteligencję. Ludzie natomiast mogą się skupić na tym co jest solą biznesu: projektowaniu przewag konkurencyjnych, kontaktowaniu się z klientami, budowaniu silnej organizacji, która jest gotowa na wyzwania, jakie stawia przed nią złożoność i nieprzewidywalność świata, który nas otacza.
Myślenie i działanie projektowe, komunikacja interpersonalna, zarządzanie sobą w czasie, minimalizm cyfrowy, głęboka praca to tylko część kompetencji, które w najbliższym czasie będą coraz bardziej rozchwytywane.
Krok po kroku wchodzimy w tę fazę. Ludzie już przestają przepisywać zamówienia, a więc mogą wykorzystać czas na inne aktywności. Takie, które pozwolą organizacji rosnąć. Żeby byli w stanie to robić, powinni mieć możliwość rozwijania swoich kompetencji heurystycznych, czyli takich, które wymagają mieszanki analizy i intuicji. Takie kompetencje, których nie posiada (jeszcze) sztuczna inteligencja. Myślenie i działanie projektowe, komunikacja interpersonalna, zarządzanie sobą w czasie, minimalizm cyfrowy, głęboka praca to tylko część kompetencji, które w najbliższym czasie będą coraz bardziej rozchwytywane. Coraz rzadziej ludzie będą wykonywać prace rutynowe (algorytmiczne).
Pomysł na już:
Zbuduj sam lub wspólnie z konsultantem program rozwojowy dla ludzi, który uwzględnia szereg aktywności, których celem jest rozwijanie kompetencji heurystycznych.
*W pewnym momencie również w branży TSL skończy się problem z pozyskaniem kierowców, ponieważ zostaną oni zastąpieni przez systemy, gdzie np. 3 zautomatyzowane pojazdy będą pod kontrolą osoby, która będzie nimi zdalnie zarządzała. Na razie z wyzwaniem braku kierowców można sobie poradzić poprzez skuteczne wykorzystanie Automatyzacji Marketingowej. Wiem, bo między innymi takie rzeczy robimy na co dzień w Lark Business Consulting. Biznes. Automatyzacja. Marketing. Zapraszam i życzę szerokich dróg. Tak szerokich jak zakres możliwości zarabiania na automatyzacji.
AUTOR:
Dominik Skowroński
Wydział Zarządzania Uniwersytetu Łódzki, Konsultant. Projektant przestrzeni biznesowych u edukacyjnych. Pasjonat projektowania organizacji. Zajmuje się badaniami oraz wdrożeniem w organizacjach biznesowych autonomii organizacyjnej, czyli środowiska pracy, w którym ludzie realizują pełnie swojego potencjału. Wieloletni przedsiębiorca. Tutor
dominik.skowronski@uni.lodz.pl
