Bieżąca, cykliczna, a przede wszystkim dynamiczna analiza ryzyk we wnętrzu i na zewnątrz organizacji to podstawa prewencyjnych zabiegów pozycjonujących bezpieczeństwo firmy. Jakie zatem kryteria należy wziąć pod uwagę, a które faktycznie obserwujemy i na co mamy, lub pragniemy mieć realny wpływ? Na to i wiele innych pytań, warto zawczasu znaleźć odpowiedzi, zanim będzie zbyt późno. Podobnie jest w medycynie, gdzie choroba lub zagrożenie zdiagnozowane właściwie i z odpowiednim wyprzedzeniem, daje znaczne szanse na ich uniknięcie, bądź łagodny przebieg choroby. Co więc możemy nazwać chorobą przewlekłą, a co ostrą w logistyce, a w szczególności w branży transportowej?
Analogia jest dosyć prosta – schorzenie ostre przychodzi nagle, działa intensywnie i szybko odchodzi, co przyrównać możemy do kradzieży ładunku z przestrzeni naczepy. Skutki odczujemy przez dłuższy lub krótszy okres, w zależności od potencjału i możliwości tym dotkniętego przedsiębiorstwa. Jaki więc przykład możemy wyodrębnić w ramach choroby przewlekłej?
Syndrom gotującej się żaby
Problem jest bardziej złożony i porównać możemy go do syndromu gotującej się żaby. Nie zauważamy, pomimo działających zmysłów, wykształcenia, doświadczenia, czy świadomości biznesowej, zmieniających się faktów wokół nas, co przekłada się na osiągi biznesu. Gdy bodźce i czynniki otoczenia modyfikowane są w trybie stałym, powolnym, być może wręcz nienachalnym, a my brakiem właściwej oraz zdecydowanej reakcji, zgadzamy się poniekąd na to – nie aktywujemy w nas mechanizmów i barier obronnych. Nie uruchamiamy alarmów – podobnie jak gotująca się żaba, która mając zdolność do dostosowania temperatury ciała do otoczenia, zużywa niemal całkowicie swoją energię i w chwili zagotowania się wody, nie ma już jej, by wyskoczyć z naczynia, finalnie celem uratowania swego życie od nieuchronnego zagrożenia.
Wracając do choroby przewlekłej w logistyce – jest nią na przykład podpisany wieloletni kontrakt, który z perspektywy czasu okazuje się nierentowny. Przy tym problemie, zwrócić uwagę możemy na nieuwzględnienie fluktuacji kosztów w transporcie, jak również klauzul unieruchamiających nasze kroki, w ramach czynności renegocjacyjnych. Jedna choroba nie musi, ale może doprowadzić do zatrzymania firmy. Jednakże kilka ryzyk w tym samym czasie, z pewnością przysporzyć może wielu problemów, czasem tych ostatecznych – cechujących się koniecznością zgłoszenia upadłości przedsiębiorstwa.
Poniżej przedstawiony diagram obrazuje poziom pokrycia ryzyk odpowiednimi polisami ubezpieczeniowymi, odnosząc się do typowej firmy przewozowej. Jest w nim również nieoznaczony – zakreskowany zakres. On wskazuje właśnie na ryzyko, połączone z zagrożeniem.
Rys.
Diagram pokrycia ubezpieczeniowego – Opracowanie własne
Zagrożenie a ryzyko
Konkluzją jest stwierdzenie, iż zagrożenie istnieje zawsze, na ryzyko jednak mamy wpływ – możemy je świadomie zmniejszyć lub nieświadomie zwiększać. Zagrożenie jednak nie zniknie nigdy i wynika ono z charakteru prowadzenia biznesu. Wszystkiego nie da się w pierwszej kolejności przewidzieć, następnie odpowiednio (w 100 proc.) zabezpieczyć (ubezpieczyć), czyli przetransferować ryzyka w postaci cesji odpowiedzialności na ubezpieczyciela.
Bardziej świadome lub będące w potrzebie przedsiębiorstwa przewozowe zlecają przeprowadzenie audytu procesów w firmie. Jest to na ogół podyktowanej niekorzystnym scoringiem, ratingiem lub rankingiem, prowadzonym przez różne instytucje, w tym zakłady ubezpieczeniowe. Zewnętrzny i z natury obiektywny monitoring parametrów biznesu, doprowadzić ma przede wszystkim do:
- zdiagnozowania „wąskich gardeł”;
- identyfikacji „ognisk zapalnych”;
- optymalizacji procesów i kosztów.
Wynikiem prowadzonej kontroli muszą być pewne i przemyślane rekomendacje. Przemyślana ich konstrukcja informuje o natychmiast rekomendowanych, wartościowych i zalecanych dziaaniach, jak również tych, nad którymi warto się zastanowić w przyszłości.
Rezultatem pośrednim efektywnej prewencji, jak również minimalizacji wysokości kosztów powstałych zdarzeń są m.in. niższe składki ubezpieczeń.
Specjalistyczny audyt zewnętrzny
Czy należy dzielić się z audytorami – risk inżynierami pełną i specjalistyczną wiedzą o naszej firmie, jej problemach, bolączkach, czyli tym, co chętnie zamietlibyśmy pod dywan – zwłaszcza przed ubezpieczycielem, którego ocena wpływa na poziom ryzyka, a on w oczywisty sposób jest składową stawki, a finalnie składki ubezpieczeniowej. Im większy indeks zagrożenia, tym wyższa płatność za polisę. Warto jednak zadać sobie odpowiednie pytania – jaka jest intencja audytu?
Kwestia pomocnicza dotyczy celu, a także zakładanych etapów wdrażania zmian.
Celem podstawowym powinno być zawsze zwiększone bezpieczeństwo, czyli doprowadzenie do braku zdarzeń śmiertelnych, w następnym kroku, braku występowania jakichkolwiek niebezpiecznych zdarzeń. Tą systematykę dobrze opisuje program „Goal Zero”, w ramach wartości podejmowanych przez globalną, międzynarodową firmę energetyczną, np. Shell:
„Celem zero” (Goal Zero) jest zagwarantowanie bezwypadkowej pracy, przy całkowitym zapobieganiu wyciekom we wszystkich naszych przedsiębiorstwach. Każdy, kto pracuje dla Shell, co dzień stara się osiągnąć ten cel. Aby osiągnąć Goal Zero skupiamy się na trzech obszarach zagrożeń bezpieczeństwa najważniejszych dla naszych działań: bezpieczeństwo osobiste, bezpieczne procesy i transport.
Chcemy przyczynić się do poprawy stanu bezpieczeństwa w całej branży energetycznej i współpracować z branżowymi stowarzyszeniami zawodowymi i instytucjami zawodowymi, aby dzielić się z innymi operatorami i wykonawcami doświadczeniami, standardami i wiedzą z zakresu a bezpieczeństwa.”
Rezultatem pośrednim efektywnej prewencji, jak również minimalizacji wysokości kosztów powstałych zdarzeń są m.in. niższe składki ubezpieczeń. Ryba psuje się od głowy, a zarząd i jego decyzje wpływają na jakość prowadzonej firmy, jej możliwości, partnerów, stawki za fracht, podpisywane kontrakty, a także atmosferę i stopień skuteczności kapitału ludzkiego.
Rekomendacje prewencyjne
Aby zobrazować korzyści płynące z audytu, które firmy „przekuwają” na świadomość biznesu, połączonego z sukcesem, przewagą konkurencyjną i skutecznym zagospodarowaniem niszy – warto wskazać do wdrożenia rekomendowane zadania. Inżynierowie, po serii pytań, kilkugodzinnej obserwacji, analizie dokumentacji i przeprowadzonym „przekroju poprzecznym” przedsiębiorstwa, prezentują swoją opinię o kluczowych zmianach, co spowodować ma – po zastosowaniu się firmy do zaleceń – wymierne skutki. Z jakimi więc zadaniami powinniśmy się mierzyć?
Zazwyczaj w profesjonalnych raportach stosuje się trzystopniową gradację rekomendacji, gdzie:
- Priorytet wysoki (waga 1) mają rekomendacje kluczowe z punktu widzenia istotnej poprawy bezpieczeństwa floty pojazdów;
- Priorytet średni (waga 2) mają rekomendacje mogące podlegać rozpatrzeniu w drugiej kolejności, mające istotny wpływ na poprawę bezpieczeństwa floty pojazdów;
- Priorytet niski (waga 3) mają rekomendacje optymalizujące proces zarządzania bezpieczeństwem, wynikające bezpośrednio z zasad dobrej praktyki inżynierskiej. Ten status rekomendacji nadawany jest również w przypadku uzyskania niepełnych informacji o badanym zagadnieniu.
Należy uwzględnić fakt, że ewentualne wykonanie rekomendacji nie wyeliminuje całkowicie zagrożeń związanych z wystąpieniem niepożądanych zdarzeń drogowych z udziałem pojazdów przedsiębiorstwa.
Przykładowe rekomendacje mogą odnosić się do poniższych zakresów, czy przestrzeni firmy oraz specyfiki jej działalności:
- System szkolenia kierowców;
- Weryfikacja uprawnień kierowców;
- Procedura szkodowa – dodatkowe zapisy;
- Statystyka szkodowa – poszerzenie bazy danych;
- Analiza szkodowości;
- Prewencja szkodowa;
- Montaż kamer monitorujących ruch pojazdów;
- Wymiana floty pojazdów z uwzględnieniem dodatkowego wyposażenia pojazdów;
- Ocena kierowcy z wykorzystaniem systemów GPS.
Zdarzenia występujące cyklicznie, powtarzają się. Mogą więc być przewidywalne i eliminowane.
Wysoki priorytet, w tym wskazówki związane ze szkoleniem kierowców, warto ująć we właściwym i zrozumiałym tonie dla managerów flotowych, aby zmaksymalizować prawdopodobieństwo i możliwie przyspieszyć okres wdrożenia, np.:
- Zaleca się opracowanie systemu szkolenia, mającego na celu wzrost poziomu bezpieczeństwa floty oraz świadomości kierowców.
- Materiał szkoleniowy może zawierać przykłady najczęściej występujących zdarzeń szkodowych we flocie.
- W opracowaniu należy zawrzeć informacje dot. rozwiązań ograniczających ryzyko ponownego wystąpienia ww. zdarzeń.
- Dodatkowo należy wskazać, że szkolenia mogą być prowadzone przez wykwalifikowane podmioty zewnętrzne, mające odpowiednie doświadczenie oraz wypracowane metody do przekazania odpowiednich treści kierowcom pojazdów.”
Ucz się na błędach … cudzych
Przyszłość firmy uzależniona jest nie tylko od charyzmy jej właściciela, wiedzy branżowej zarządu, czy kierowników funkcyjnych, lecz również od wykorzystywanych obiektywnych źródeł, popartych danymi, badaniami, statystyką, jak również – a najpewniej i przede wszystkim – doświadczeniem płynącym, z innych, podobnych nam podmiotów. Zdarzenia występujące cyklicznie, powtarzają się. Mogą więc być przewidywalne i eliminowane. Rozwiązania problemów, wdrożone u jednych, mogą być – przy właściwych warunkach – zaadoptowane do innych firm przewozowych. Uczmy się na błędach, nie tylko swoich, by powiedzenie: „Mądry Polak po szkodzie”, zmieniło wydźwięk na: „Mądry Przedsiębiorca przed zdarzeniem”.
Dynamiczne zarządzanie bezpieczeństwem wymusza wprowadzanie jakości i merytorycznej treści szkoleniowej w zespołach dyspozytorów, spedytorów, kierowców, managerów. Jakość tworzą ludzie, to oni popełniają błędy, ale również odnotowują sukcesy. Decyzja zarządcza właściwie dobrana, pozwala uniknąć niechcianych zdarzeń. Dedykowane narzędzia, wdrożone podczas programów szkoleniowych wypełniają lukę wiedzy, generując umiejętności praktyczne w godzinie „W”.
Poradnik prewencyjny i karta „emergency” pełnią rolę edukacyjno-prewencyjną, jak również optymalizującą efekty zdarzeń.
Rys.
Przykładowa karta zagrożeń – Opracowanie własne
Zapanowanie nad szkodowością
Aby firma nie tylko mogła czuć się bezpiecznie, lecz de facto bezpieczna była, często nie wystarczą już same negocjacje, czy niemal przysłowiowe „sprzedawanie” polis.
Na jakie więc wartości okołoproduktowe, czy wręcz serwisowe warto zwrócić uwagę? One w odpowiedniej konfiguracji z etyką i możliwościami merytorycznymi, a także strategią obraną przez pośrednika – najczęściej brokera – mogą nic nie kosztować przewoźnika. Co więc tą dodatkową wartością jest? Np. Pokazana poniżej „Procedura postępowania w przypadku zdarzenia drogowego”.
Materiał opracowany przez Grupę Brokerską CBI&TSL Brokers
Dodatkowe działania, w ramach back office, czy serwisu obsługowego, które aktywnie wspierają pracodawców transportu drogowego, aby zapanować nad szkodowością i stawkami to efektywna analiza, audyt, wdrożenia, a finalnie konsekwencja:
- Wyceny pojazdów w systemie Info-Ekspert do celów ustalenia wartości pojazdów do ubezpieczenia AC w wariancie ekspert / rzeczoznawca.
- Wycena pojazdów w systemie Info-Ekspert w likwidacji szkód w celu ustalenia wartości pojazdu na dzień szkody, jako „kontrwycena” wobec wyceny zakładu ubezpieczeń, jaka zwyczajowo jest niewłaściwa.
- Kalkulacje naprawy pojazdów po szkodach z OC p.p.m. sprawcy szkody, oraz AC z winy kierowcy obsługiwanego przewoźnika, przy wykorzystaniu programu Audatex (taka sama wersja jaką wykorzystują likwidatorzy zakładów ubezpieczeń).
- Wycena wartości pozostałości pojazdu po szkodzie w szkodach całkowitych według wariantu porównawczego lub przy wykorzystaniu programu Audatex (taka sama wersja jaką wykorzystują likwidatorzy zakładów ubezpieczeń).
- Przygotowanie odwołań od decyzji zakładu ubezpieczeń w szkodach komunikacyjnych i majątkowych.
- Obsługa prawna w postępowaniach spornych przed sądem dwóch instancji o zaniżone odszkodowania lub odmowy wypłaty odszkodowań.
W ramach klarownego, profesjonalnego, prewencyjnego i nakierowanego na efekt działania, mającego za główny cel ochronę interesów przewoźnika, należy zestawić należyte praktyki rynkowe z ich brakiem, co zostało zaimplementowane w poniższym porównaniu.
Opracowany materiał przez Grupę Brokerską CBI&TSL Brokers
Najczęstsze przyczyny kradzieży
„Badania TAPA – europejskiej organizacji monitorującej bezpieczeństwo ładunków w transporcie – potwierdzają, że najczęstszą przyczyną kradzieży jest brak chronionych parkingów. Kierowcy zatrzymują się na postoje w przypadkowych miejscach, by zrobić obowiązkową pauzę.”[1]
Jedną z najczęstszych przyczyn kradzieży, a właściwie metodą na doprowadzenie do umożliwienia zaboru mienia, jest częstowanie kierowców na parkingach skażonymi celowo posiłkami i napojami, by kolejno podstawieni przedstawiciele grup przestępczych mogli z łatwością pozyskać drogocenne przewożone często za plandekami przedmioty. To nie gaz wpuszczony do kabiny jest najbardziej niebezpieczny, a jak się okazuje utrata czujności, w doborze przyjaciół, podczas pauz i odpoczynków.
Czy biznes przez nas założony, zarządzany, rozwijany i skalowany może w 100 proc. uchronić się przed zagrożeniami? Nie. Z pewnością nie wszystkimi. Kunsztem prewencji jest balans pomiędzy środkami przeznaczanymi na inwestycję oraz zasobami, kierowanymi w stronę bezpieczeństwa. Zazwyczaj dyspozycje finansowań ochronnych są dalece od siebie różne.
Rosnący wciąż potencjał firmy, powinien być wprost proporcjonalnie i systematycznie zabezpieczany, na co zwraca uwagę poniższy wykres. Obszar oznaczony jako zakreskowany, szary kolor wskazuje na niedoubezpieczenie, braki w ochronie i potencjalnie większe ryzyko.
Wykres pokrycia ryzyka i wzrost biznesu – opracowanie własne
Zarządzanie nie jest łatwe, rozwój i skalowanie biznesu – jego pozycjonowanie na rynkach europejskich, a zarazem diagnozowanie ognisk zapalnych z inżynierią prewencyjną to wymagające zadanie. Przesłaniem jest podążanie już przetartą ścieżką, czerpanie z wiedzy większych lub doświadczonych przez incydenty firm. Jedno jest pewne, jeśli nie jesteśmy otwarci na rozwój, cofamy się. Dobre praktyki, połączone z odpowiednio dobranymi standardami wdrożeń prewencyjnych doprowadzą do marginalizacji zagrożeń oraz przełożyć się mogą na minimalizację wielkości powstających szkód. Każdy przedsiębiorca indywidualnie powinien zaprojektować operacyjny proces walki z zagrożeniami w swojej firmie, przy współpracy z wiarygodnym, doświadczonym partnerem. Pierwszy krok inwestycyjny w bezpieczeństwo, doprowadzić może do budowy przewagi konkurencyjnej, poprzez zyskanie przychylności zleceniodawców, ceniących sobie stabilność, przewidywalność, konsekwencję w ciągłości łańcucha dostaw, nie wspominając o pożądanej w logistyce widzialności – wizualizacji pojazdów i przesyłek.
[1] https://przegladoponiarski.pl/art/18068/kradzieze-na-parkingach.html z dnia 30.06.2020 r., data dostępu: 17.11.2021r
Autor
Grzegorz Wiśniewski
Członek zarządu Polskiej Unii Transportu, wykładowca akademicki, inicjator budowy laboratorium ds. bezpieczeństwa w Transporcie w MWSLiT we Wrocławiu, broker ubezpieczeniowy, współzarządzający, wspólnie z Prezesem Grzegorzem Jędrzejczykiem Grupą Brokerska CBI&TSL Brokers, autor podręcznika o transporcie towarów łatwo psujących się, szybkozbywalnych (FMCG), oraz transporcie zwierząt. Pasjonat kreowania inicjatyw zmniejszających ryzyko i zwiększających komfort prowadzenia biznesu.
