CASE STUDY: Blockchain i bezpapierowy obieg dokumentów w NAWI-TRANS Sp. z o.o.
Blockchain = paperless in the cloud
Technologia blockchain coraz częściej znajduje zastosowanie w cyfryzacji sektora transportu drogowego, przyczyniając się tym samym do wdrożenia bezpapierowego obiegu dokumentów w firmach transportowych. Rozwiązanie tego typu zostało pilotażowo wdrożone w firmie transportowej NAWI-TRANS z Piwnicznej Zdroju w ramach rozwiązania informatycznego przez młody, międzynarodowy startup BitCargo z siedzibą w Krakowie.
Jak mówią założyciele BitCargo, ich ambitnym celem jest cyfryzacja branży transportowej w Europie. Ich platforma cyfrowa dla firm transportowych opiera się na koncepcji technologii distributed ledger, a konkretnie na wykorzystaniu blockchain, aby umożliwić bezpieczną komunikację i współpracę pomiędzy wszystkimi firmami zaangażowanymi w proces transportowy. Transport towarowy jest dzięki temu bardziej produktywny i wydajny.
– Oprócz mnie, w skład zespołu wchodzą Roger Heines i Sandro Rüttimann ze Szwajcarii oraz Tomislav Schubert z Niemiec. Każdy z nas zdobył już doświadczenie w innych obszarach IT i logistyki, więc uzupełniamy swoje umiejętności jako całość – zapewnia Marcel Nawalany, współzałożyciel BitCargo i jednocześnie członek zarządu spółki NAWI-TRANS.
Zrównoważone i intuicyjne administrowanie dokumentami
Tradycyjnie w logistyce nadal pracuje się wykorzystując dokumenty papierowe, a dokumenty przewozowe między firmami nadal muszą być podpisywane ręcznie. Dlatego celem BitCargo jest nie tylko digitalizacja dokumentów, ale – jako pionier w branży logistycznej – uczynienie przepływu dokumentów pomiędzy firmami bezpieczniejszym i łatwiejszym.
– Chcemy zaoferować firmom transportowym innowacyjne rozwiązanie CMR oparte na intuicyjnej platformie. Dokumenty mogą być zarządzane i podpisywane w łatwy i ekonomiczny sposób na urządzeniach mobilnych pomiędzy spedytorem, przewoźnikiem i odbiorcą. Co najważniejsze, nasze rozwiązanie daje użytkownikom wzajemne zaufanie i pewność, że dokumenty są digitalizowane zgodnie z prawem oraz w sposób, który jest odporny na manipulacje – mówi Marcel Nawalany. – Wiem, że większość przewoźników jest przekonana i wie o tym, że zarządzanie dokumentami za pomocą tradycyjnego CMR, gdzie dokumenty papierowe są kopiowane przez kalkę, jest nieefektywne. W tej tradycyjnej formie problemy pojawiają się u wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Niewyraźne wydruki i odręczne notatki w różnych językach są uciążliwe. Wszystkie te problemy można wyeliminować dzięki innowacyjnemu i przemyślanemu rozwiązaniu informatycznemu – zapewnia Marcel Nawalany
Ekspertem od technologii distributed ledger i blockchain w startupie BitCargo jest Roger Heines, który prowadzi badania na ten temat w Instytucie Informatyki Biznesowej na Uniwersytecie St. Gallen w Szwajcarii, jednej z najbardziej renomowanych uczelni biznesowych i technicznych na świecie. Jego zadaniem było zebranie praktycznych wymagań i przełożenie manualnych procesów na rozwiązanie cyfrowe.
– Na jednej trasie można użyć wielu listów przewozowych (CMR), a niektórzy uczestnicy procesu transportu tworzą oddzielne CMR na własne potrzeby. Ta mnogość ręcznych przekazań przy odbiorze i podczas rozładunku jest źródłem sporów sądowych, podczas gdy technologia blockchain chroni takie transakcje przed niejednoznacznością – zapewnia Roger Heines. – Dlaczego tak się dzieje? W ramach łańcucha dostaw w proces transportu zaangażowane są różne niezależne podmioty. Dzięki rozproszonemu rejestrowi transakcji, blockchain umożliwia zarządzanie danymi w sposób odporny na manipulacje, a tym samym umożliwia godną zaufania wymianę danych między wszystkimi podmiotami. Dlatego właśnie nasz produkt BitCargo – EasyCMR – jest pierwszym tego typu rozwiązaniem mobilnym w zakresie elektronicznych listów przewozowych. Dzięki temu rozwiązaniu podczas realizacji transportu, zarówno po stronie firmy transportowej, jak i nadawcy, odbiorcy i pośrednika, oszczędza się zasoby, czas i pieniądze. Informacje o zrealizowanych przesyłkach są dostępne w czasie rzeczywistym i poprawiają płynność finansową poprzez natychmiastowe zafakturowanie przez przewoźnika.
Jest to niezwykle ważne dla poprawy przepływów finansowych i płynności przedsiębiorstw transportowych. Cyfryzacja przyspiesza wymianę informacji. Im szybciej klient otrzyma dokumenty przewozowe, tym szybciej firma transportowa otrzyma zapłatę za wykonaną usługę.
Dwie tradycyjne opcje postępowania z dokumentami
Jest wiele firm transportowych, które wysyłają swoich kierowców za granicę na kilka tygodni. Istnieją wówczas dwa sposoby dostarczenia dokumentów przewozowych do firmy. Po pierwsze, po rozładunku za granicą, kierowca przewozi te dokumenty ze sobą aż do powrotu do bazy. W związku z tym istnieje wiele zagrożeń, na które narażone są te dokumenty, takich jak: zagubienie, kradzież, zniszczenie (np. rozlana kawa itp.). Zniszczony dokument papierowy – trudny do odtworzenia – oznacza, że zaczyna brakować pełnych informacji.
Druga możliwość jest taka, że kierowca po rozładunku skanuje lub fotografuje list przewozowy wraz z innymi dokumentami przewozowymi i wysyła je do siedziby firmy. Oznacza to niekompletną cyfrową wersję obiegu dokumentu. Problem z tą opcją jest taki, że wiele firm nie akceptuje takich kopii, co sprowadza nas z powrotem do opcji pierwszej, ze wszystkimi jej zagrożeniami. Wydłuża to czas pomiędzy wykonaniem usługi transportowej, a otrzymaniem za nią zapłaty.
Wdrożenie elektronicznego CMR to oszczędność czasu i pieniędzy dla wszystkich uczestników łańcucha dostaw – nie tylko przewoźników. Kilka minut po fizycznym rozładunku kierowca wprowadza uaktualnione informacje do wspólnego systemu IT. W czasie rzeczywistym wszyscy uczestnicy procesu logistycznego są o tym informowani.
– Umożliwia to natychmiastowe wystawienie faktury za transport oraz faktury dla odbiorcy przez nadawcę (np. producenta, importera itp.). W efekcie, poprzez przyspieszenie obiegu dokumentów, poprawiamy sytuację finansową wszystkich uczestników procesu logistycznego. Mówimy tu nawet o oszczędnościach rzędu 70-80 proc. Między innymi eliminowane są koszty pracowników, którzy muszą sprawdzać dokumenty papierowe, aby upewnić się, że zostały one poprawnie wypełnione. Jak dotąd nie istnieje zautomatyzowane rozwiązanie umożliwiające sprawdzanie tych dokumentów. Ten czas osób pracujących w administracji mógłby być znacznie lepiej wykorzystany na bardziej pożyteczne działania. W ten sposób można zautomatyzować proste, monotonne i czasochłonne czynności – wyjaśnia Marcel Nawalany.
Blockchain gwarantuje bezpieczeństwo danych
System BitCargo ma być dostępny nie tylko dla dużych firm transportowych, ale również dla średnich i małych, ponieważ jest to rozwiązanie chmurowe, które nie wymaga integracji z innymi systemami w firmie i własną infrastrukturą IT.
– Dlatego niezwykle ważne jest dla nas pozytywne doświadczenie użytkownika (tzw. User Experience), tzn. użytkownicy powinni czuć, że system BitCargo jest przejrzysty, przyjazny i łatwy w użyciu. Wdrożenie systemu wymaga jednak przemyślenia, a może nawet przeprojektowania, czy przedefiniowania istniejących w firmie procesów. Rozwiązania oparte na dokumentach papierowych są częścią systemu i pozostaną nią jeszcze przez wiele lat. Niemniej jednak nacisk na cyfryzację rośnie, może dlatego, że do 2024 r. firmy w UE będą musiały akceptować dokumenty elektroniczne. Polska już ratyfikowała cyfrowy CMR w 2019 r. – mówi Marcel Nawalany. – Bardzo ważne jest stworzenie rozwiązania mobilnego i webowego, aby sprostać przyszłym potrzebom zdigitalizowanej branży transportowej i zapewnić elastyczność.
Technologia blockchain szczególnie dobrze sprawdza się w branży logistycznej z kilku powodów. Tutaj nie tylko pojedyncze transakcje (status transportu) mogą być odwzorowane w rozproszonej księdze, ale w kolejnych krokach również wspólne procesy biznesowe (fakturowanie) w postaci Smart Contract’ów. Kryptograficzne procedury konsensusu uniemożliwiają manipulację przez strony trzecie w kontekście redundantnego (nadmiarowego) przechowywania danych. Ponadto dostęp do blockchaina jest możliwy tylko dla strony uwierzytelnionej, posiadającej odpowiedni klucz bezpieczeństwa. Technologia ta jest już wykorzystywana w branży finansowej do zarządzania tożsamością. Blockchain jest zatem bezpieczny.
– W Polsce kwestia bezpieczeństwa danych z roku na rok nabiera coraz większego znaczenia. Rośnie świadomość, że dane kontrahentów są ważne. Aby zilustrować sposób, w jaki wdrażamy Blockchain, konieczne jest rozróżnienie pomiędzy konwencjonalnymi bazami danych, a blockchain. Łączymy zalety obu technologii i stosujemy zintegrowane rozwiązanie, zapewniające najlepszą możliwą wydajność i bezpieczeństwo. Nasze rozwiązanie przechowuje tylko określone dane i szyfruje je w blockchainie, dzięki czemu można zagwarantować standardy bezpieczeństwa danych. Obecnie wdrażamy również automatyczne wyzwalanie płatności na blockchainie, aby wykorzystać dalsze potencjały wydajnościowe, tzn. nasz system nie tylko przypomina o konieczności wypisania faktury, ale samodzielnie ją obsługuje – zapewnia Roger Heines.
Firma transportowa NAWI-TRANS pilotażowo wdraża cyfrowy list przewozowy BitCargo – EasyCMR. Testy są prowadzone we współpracy z zaufanymi klientami. Wprowadzanie takich innowacji przyspiesza m.in. zmiana pokoleniowa w firmach transportowych. Młodsze pokolenie ma tutaj za zadanie wprowadzenie i wdrożenie rozwiązań cyfrowych z innych branż, w których cyfryzacja jest bardziej zaawansowana. Proces ten został zapoczątkowany, ale wciąż przed młodym pokoleniem jest wiele do zrobienia.
Pandemia akceleratorem paperless
Choć proces wdrożenia BitCargo w spółce NAWI-TRANS jest jeszcze w toku, Marcel Nawalany i jego koledzy ze startupu myślą już o kolejnych funkcjonalnościach, takich jak EasyFLOW. Na podstawie udostępnionych danych mają być oferowane dalsze usługi w celu digitalizacji innych procesów dla wszystkich uczestników. Z pomocą kolejnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, ma powstać tzw. kokpit 360 stopni do efektywnego zarządzania wszystkimi procesami logistycznymi.
Przemyślenia Marcela Nawalanego na temat automatyzacji procesów administracyjnych w łańcuchu dostaw wynikają z jego wieloletniego doświadczenia w pracy w transporcie. Jego zdaniem duże znaczenie mają tu regulacje prawne umożliwiające wdrożenie procesów bezpapierowych, a także kwestie uznania, wiarygodności i uwierzytelniania dokumentów cyfrowych.
Pandemia zwiększyła presję na prawodawców w celu stworzenia ram prawnych dla dokumentów elektronicznych. Firmy mogą wyeliminować zbędne manualne procesy, aby zminimalizować ryzyko zakażenia wirusem pracowników.
Marek Loos
Digitalizacja zyskuje na znaczeniu i popularności
Marcel Nawalany, członek zarządu NAWI-TRANS Sp. z o.o., współtwórca startupu BitCargo
– Zależy nam, aby nasze rozwiązanie – BitCargo – działało w oparciu o chmurę, jako platforma (portal, aplikacja), która nie wymaga zaawansowanej integracji z informatycznym systemem transportowym danego przewoźnika. Dzięki temu nie ma potrzeby kosztownych inwestycji w infrastrukturę komputerową. Dzięki temu z tej technologii mogą korzystać również mali przewoźnicy, których dotychczas nie stać na zakup zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Ze względu na mały potencjał kapitałowy są oni obecnie wykluczeni z głównego nurtu cyfryzacji transportu. Wiadomo przecież, że większość przewoźników drogowych to firmy małe i średnie. Mamy więc szerokie pole by pomóc tym firmom w usprawnieniu ich procesów biznesowych.
Nierozmyta odpowiedzialność
Roger Heines, Instytut Informatyki Biznesowej Uniwersytet St. Gallen w Szwajcarii
– Elektroniczna forma listu przewozowego pozwala w sposób jasny i jednoznaczny określić przyczynę i miejsce wystąpienia uszkodzenia w procesie transportu. Od razu wiadomo, w którym momencie transportu i dokładnie przez kogo ładunek został uszkodzony. Osoba odpowiedzialna, jest natychmiast rozpoznawana. Eliminuje to irytujące w wielu procesach szukanie winnych.
NAWI-TRANS Sp. z o.o.
Spółka transportowa NAWI-TRANS z Piwnicznej Zdroju obchodziła w 2019 r. 25 lecie działalności. Posiada dwa oddziały – w Mysłowicach i w Rytrze. Jej zestawy transportowe przewożą towary głównie do i z Europy Południowej: Austria, Włochy, Słowenia, Węgry, Bułgaria, Rumunia, Czechy i Słowacja, ale również do Niemiec. Dysponuje 40 dalekobieżnymi zestawami transportowymi (ciągniki siodłowe DAF od Grupy Wanicki z Krakowa i naczepy od spółki Podkowiński Sp. z Krakowa). Obsługuje przemysł ciężki, papierniczy, przewozy peletów i inne branże. Celowo paleta obsługiwanych branż jest szeroka, by móc dostarczać obecnym i przyszłym klientom wysokiej jakości usługi. NAWI-TRANS zatrudnia 60 pracowników.
BitCargo
Młody międzynarodowy startup założony wspólnie w 2020 r. przez Marcela Nawalany (Polska), Rogera Heinesa (Szwajcaria), Tomislava Schuberta (Niemcy) i Sandro Rüttimanna (Szwajcaria). Siedziba BitCargo znajduje się w Krakowie. Zespół założycielski ma silne zaplecze logistyczne i informatyczne i dorastał w środowisku charakteryzującym się zmianami technologicznymi oraz potrzebą szybkiego dostosowania się.
Jak sami twórcy startupu twierdzą, rozumieją oni zapotrzebowanie branży na efektywne kosztowo rozwiązania i podzielają wspólną wizję IT, jako czynnika umożliwiającego digitalizację, która przeniesie branżę logistyczną na wyższy poziom.
