Bezpieczeństwo w ruchu drogowym jest jednym z filarów, na którym opiera się branża transportowa. Fundament dla jego zapewnienia stanowią konkretne wymogi stawiane kierowcom zawodowym, dzięki którym zmniejszone jest ryzyko, że transport drogowy będzie wykonywany przez niewykwalifikowanych lub pozbawionych właściwych uprawnień i umiejętności kierowców.
Jakimi jednak uprawnieniami i narzędziami w kontekście kontroli dysponuje pracodawca takiego kierowcy? Czy sprawdzanie jego uprawnień nie narusza RODO?
Podstawy kodeksowe
Podstawową regulacją dotyczącą zakresu danych osobowych pracownika, które może przetwarzać pracodawca, jest art. 221 Kodeksu pracy. W tym artykule przewidziano, że pracodawca może żądać nawet jeszcze od kandydata do pracy takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Co ważne, w zakresie trzech ostatnich informacji, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, pracodawca uprawniony jest do żądania ich udokumentowania. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kierowców, gdyż daje podstawy do żądania okazania np. prawa jazdy odpowiedniej kategorii. Zaznaczyć jednak trzeba, że nie stanowi to jednocześnie uprawnienia do skanowania lub kserowania takiego dokumentu. Ponadto od pracownika (osoby już zatrudnionej) można żądać innych, dodatkowych danych (wymienionych w § 3 wskazanego wyżej artykułu), których podanie ma na celu zapewnienie prawidłowej realizacji uprawnień pracowniczych i umożliwienie należytego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Niewątpliwie jednak powyższy zakres w przypadku kierowców zawodowych byłby niewystarczający. Z tego powodu ustawodawca przewidział, że pracodawca żąda także innych danych, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Określenie to stanowi odesłanie do szeregu kolejnych przepisów, które w zależności od okoliczności znajdą zastosowanie do danego pracownika.
Ustawa o transporcie drogowym
W przypadku kierowców zawodowych takie przepisy znajdują się w ustawie z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (dalej: „u.t.d.”). Zgodnie z art. 39a ust. 1 u.t.d. zatrudnienie kierowców przez podmioty wykonujące przewóz drogowy jest możliwe tylko w stosunku do osób, które ukończyły określony wiek (18, 21 lub 23 lata), posiadają prawo jazdy odpowiedniej kategorii i spełniają inne wymagania, w tym zdrowotne. Przepis ten należy interpretować w ten sposób, że na pracodawcy zatrudniającym kierowcę ciąży obowiązek sprawdzenia spełniania przez kierowcę wymagań. W przeciwnym razie jego zatrudnienie byłoby bowiem sprzeczne z prawem. Nie ma zatem wątpliwości, że pracodawca jest do przetwarzania danych w tym zakresie uprawniony i nie ma w związku z tym ryzyka przetwarzania danych bez podstawy prawnej.
W zakresie przetwarzania danych osobowych istotne znaczenie ma ponadto art. 39l ust. 1 u.t.d. Zgodnie z nim …
… Podmiot wykonujący przewóz drogowy obowiązany jest do:
- kierowania kierowców na:
- szkolenia okresowe
- badania lekarskie i psychologiczne;
- pokrywania kosztów badań lekarskich i psychologicznych;
- przechowywania przez cały okres zatrudnienia kierowcy kopii
- świadectw kwalifikacji zawodowej,
- orzeczeń lekarskich i psychologicznych;
- prowadzenia dokumentacji dotyczącej badań lekarskich i psychologicznych;
- przekazania kierowcy z chwilą rozwiązania stosunku pracy kopii orzeczeń i świadectw, o których mowa w pkt 3.
Obowiązki te, poza obowiązkiem pokrywaniem kosztów szkoleń i badań, dotyczą przetwarzania danych osobowych. Największe znaczenie mają przy tym obowiązki wskazane w pkt 3-5. Warto bowiem pamiętać, że przechowywanie danych osobowych również stanowi „przetwarzanie” danych osobowych, podobnie jak np. ich usuwanie. W przypadku prowadzenia dokumentacji dotyczącej badań lekarskich i psychologicznych nie tylko przechowywanie orzeczeń, lecz prowadzenie dokumentacji, stanowi obowiązek podmiotu wykonującego przewóz drogowy. Obowiązek przetwarzania jest zatem w odniesieniu do dokumentacji badań poszerzony.
Warto również pamiętać, że znaczenie prawidłowego zidentyfikowania podstaw prawnych jest nie do przecenienia w kontekście zakresu praw przysługujących osobom fizycznym oraz poprawnego poinformowania ich o przetwarzaniu danych osobowych. To od podstawy prawnej przetwarzania zależeć może dopuszczalność i skuteczność wniesionego przez osobę fizyczną sprzeciwu wobec przetwarzania czy też żądania usunięcia danych osobowych lub wydania ich kopii. Jednocześnie podstawa prawna przetwarzania jest jednym z podstawowych elementów obowiązku informacyjnego administratora danych osobowych. Jej błędne zidentyfikowanie i w konsekwencji nieprawidłowe poinformowanie osoby fizycznej może być poczytane jako naruszenie zasady przejrzystości przetwarzania i skutkować nałożeniem kary pieniężnej przez organ nadzorczy.
Obowiązek przekazania kierowcy kopii orzeczeń i świadectw może być w świetle obecnych regulacji traktowany jako rozwinięcie prawa dostępu do danych osobowych. O ile RODO uprawnia osoby fizyczne do żądania takiej kopii, o tyle – w wyżej wskazanym zakresie – przywołany przepis przekazanie takiej kopii nakazuje.
Weryfikowanie uprawnień w trakcie zatrudnienia
W obowiązujących przepisach znalezienie podstawy prawnej do żądania przez pracodawcę wyrywkowo przedstawiania dokumentów, np. prawa jazdy, jest zdecydowanie utrudnione. Przez to praktyka taka mogłaby zostać zakwestionowana przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Co prawda prowadzenie dokumentacji kierowcy jest obowiązkowe, ale oczywistym jest, że prawidłowa dokumentacja nie wyklucza utraty uprawnień przez kierowcę lub czasowego zatrzymania prawa jazdy. Warto o tym pamiętać, gdyż za uchybienia w tym zakresie można ponieść odpowiedzialność tak z zakresu prawa administracyjnego, jak również prawa wykroczeń i prawa pracy.
Obecnie obowiązujące przepisy odnoszą się w zasadzie wyłącznie do kwestii zatrudnienia i okresowej kontroli stanu zdrowia kierowcy, nie dają jednak wprost uprawnienia do dokonywania szeroko pojętej kontroli uprawnień. Oczywistym jest jednak, że pracodawca przed powierzeniem do prowadzenia pojazdu, może sprawdzić, czy kierowca posiada dokument prawa jazdy.
Należy jednak zauważyć, że samo posiadanie dokumentu prawa jazdy niekoniecznie musi iść w parze z posiadaniem uprawnień do prowadzenia pojazdów, gdyż teoretycznie możliwe jest, aby uprawnienia były zawieszone (wskutek przekroczenia prędkości o więcej niż 50 km/h w terenie zabudowanym) lub orzeczono zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych, a pomimo tego osoba taka może dysponować wciąż dokumentem prawa jazdy. W obecnym stanie prawnym jedynymi podmiotami posiadającymi uprawnienie i techniczną możliwość do weryfikacji uprawnień kierowców jest Policja oraz Inspekcja Transportu Drogowego.
W naszej opinii dla zabezpieczenia interesów podmiotów wykonujących przewóz drogowy nieodzowne będzie prawidłowe skonstruowanie postanowień regulaminu pracy, względnie umów, na podstawie których świadczone są usługi. Sugerujemy, aby w regulaminach pracy lub umowach o świadczenie usług wyraźnie zapisane zostały obowiązku kierowcy w zakresie zgłaszania jakichkolwiek zmian w kwestii uprawnień do prowadzenia pojazdów mechanicznych czy stanu zdrowia kierowcy. Obowiązek ten powinien być jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych, dzięki czemu w przypadku sytuacji, gdy okaże się, że kierowca stracił uprawnienia, będzie możliwe przeniesienia go na inne stanowisko, a jeśli tego nie zgłosił i został na tym przyłapany przez Policję to możliwe będzie natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy lub umowy o współpracę.
Mając jednak na względzie, że rozwiązanie umowy z kierowcą jest jedynie rozwiązaniem następczym, a prawo nie przewiduje wprost prawa do weryfikowania uprawnień kierowcy „na bieżąco”, naszym zdaniem warto, aby rozpocząć dyskusję o umożliwieniu podmiotom wykonującym transport drogowy bieżącą weryfikację uprawnień lub wprowadzenie do CEPIK2 nowej kategorii informacji o kierowcy zawodowym, tj. informację o pracodawcy/podmiocie współpracującym i natychmiastowe powiadomienie tego podmiotu w przypadku jakiejkolwiek zmiany w uprawnieniach kierowcy. Tego typu rozwiązania w dobie powszechnej cyfryzacji wydają się dość łatwe do zaimplementowania i mogłyby się znacząco przyczynić do wyeliminowania z dróg kierowców bez uprawnień lub z zakazem prowadzenia pojazdów.
Inne obowiązki
Jak wskazano wyżej, pracodawca ma w stosunku do kierowców zawodowych szerokie uprawnienia (obowiązki) w zakresie przetwarzania ich danych osobowych. Występowanie podstawy prawnej nie wyłącza jednak stosowania innych przepisów RODO i obowiązku realizacji pozostałych jego postanowień. Przede wszystkim jest to obowiązek rozpatrywania wniosków osób fizycznych (w tym kierowców) oraz spełnianie obowiązku informacyjnego. Zwłaszcza drugi obowiązek, ze względu na jego powszechność, może przykuć uwagę organu nadzorczego. Niedawno w Grecji została nałożona kara pieniężna na podmiot, który spełniał ten obowiązek nieprawidłowo. Przyczyną tego zaniedbania było nieprawidłowe zidentyfikowanie podstaw prawnych, co wprowadzało w błąd pracowników w zakresie przysługujących im praw.
Przypominamy zatem, aby w pierwszej kolejności zidentyfikować podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych, a następnie prawidłowo poinformować osoby fizyczne o tym przetwarzaniu. W odniesieniu do wniosków osób fizycznych pamiętać trzeba, że wniosek taki może wpłynąć w dowolnej formie (w tym mailowej), dlatego osoby odpowiedzialne za korespondencję w Państwa firmie powinny być szczególnie uwrażliwione co do nadawania wnioskom prawidłowego biegu.
