Zarządzanie

Mniej papieru w dokumentacji przewozowej

21 września 2020

Pandemia COVID-19 przyspieszy cyfrowy obieg dokumentów w działalności transportowej

 

Mniej papieru w dokumentacji przewozowej

 

Rewolucja przemysłowa oparta o powszechną cyfryzację dzieje się na naszych oczach. Spoglądając 5 lub 10 lat wstecz obecna infrastruktura i sprzęt służący do elektronicznego przesyłu danych umożliwia niespotykane do tej pory ograniczenie kosztów i oszczędność czasu. Transport drogowy towarów, który tak mocno rozwinął się w Polsce od momentu przystąpienia do Unii Europejskiej, z jednej strony związany jest z materialną wartością, jaką jest tabor samochodowy, z drugiej jednak strony coraz bardziej uzależniony jest od digitalizacji.

Skokowy rozwój giełd transportowych i komunikatorów internetowych nie tylko przyspieszył pracę spedytorów i dyspozytorów, ale także znacząco obniżył koszty prowadzenia firmy. Korzystnie wpłynął także na zmniejszenie tzw. jazd na pusto, gdy przewoźnik pokonywał znacznie większe odległości, aby podjąć kolejny ładunek. Dzięki systemom klasy Transport Management Systems (TMS) oraz systemom lokalizacji GPS zarówno przewoźnik, spedytor, jak i klient mają dostęp do danych i lokalizacji towarów w czasie rzeczywistym.

Spoglądając jednak na kwestię digitalizacji w transporcie, na usta ciśnie się spostrzeżenie, że dotychczasowy rozwój ukierunkowany był na powiązania B2B, podczas gdy cyfryzacja na linii B2A (Business-to-Administration) pozostaje mocno w tyle. Od wielu lat słyszymy o projekcie korzystania z tzw. elektronicznych listów przewozowych (e-CMR). Nowe kraje przystępują do protokołu Konwencji CMR, który reguluje tą kwestie, a mimo wszystko nadal nie widzimy konkretnych rozwiązań, które realnie wpłynęłyby na dalszy rozwój cyfrowego obiegu dokumentacji w transporcie.

Prace na poziomie europejskim

Podstawę prawną wdrażania kompleksowego systemu wymiany danych w transporcie drogowym stanowi Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/40/UE z 7 lipca 2010 r. w sprawie ram wdrażania inteligentnych systemów transportowych w obszarze transportu drogowego oraz interfejsów z innymi rodzajami transportu. Już w 2010 r. ustalono ogólne ramy, jakimi mają kierować się członkowie i eksperci zespołów wykonawczych przy wdrażaniu nowych rozwiązań systemowych. Następnym krokiem było powołanie przez Komisję Europejską Digital Transport and Logistics Forum (DTLF), czyli grupy ekspertów, którzy mieli opracować plan kompleksowego połączenia naczyń powiązanych, zarówno na poziomie biznesowym jak i administracyjnym. Co więcej, nie poprzestano jedynie na transporcie drogowym, ale zaplanowano szeroką współpracę pomiędzy różnymi typami transportu (m.in. śródlądowego, lotniczego i morskiego). Zadaniem DTLF jest m.in. wspieranie bardziej wydajnego działania i wymiany informacji elektronicznych w transporcie i logistyce, w celu usunięcia barier technicznych, operacyjnych i administracyjnych.

W latach 2015-2018 zaproponowano wdrożenie m.in. electronic Freight Transport Information (EFTI), czyli elektronicznej informacji o transporcie drogowym, która nie będzie się ograniczać jedynie do listów przewozowych. Już wtedy oszacowano, że 99 proc. transportów w UE nadal opiera się o dokumenty papierowe, a to generuje ponad 380 mln roboczogodzin spędzonych przez pracowników nad procesowaniem dokumentacji papierowej.

 

Ustalono kilka podstawowych zasad, m.in zobowiązanie organów państwowych do honorowania informacji przekazywanej w formie cyfrowej o ile zostały one potwierdzone poprzez certyfikowane platformy. Określono także zestawy wspólnych wymagań dotyczących funkcjonalności platform oraz odpowiednich obowiązków dostawców w zakresie zapewnienia autentyczności, integralności, dostępność, bezpieczeństwa i interoperacyjność.

Końcem stycznia 2020 r. powstał dokument, który podsumował dotychczas zakończone projekty oraz zawiera harmonogram prac mający na celu zaplanowanie działań w najbliższej przyszłości. Wzięto pod uwagę nie tylko powszechne i standardowe typy transportu, ale także ładunki i trasy, które z racji swojej specyfiki objęte są szczególnymi regulacjami (np. kabotaż lub transport towarów niebezpiecznych). W celu zapewnienia interoperacyjności regulacje mają być dostępne zarówno dla transportu drogowego, lotniczego, morskiego jak i śródlądowego.

 

Harmonogram prac

Zgodnie z planem przedstawionym w styczniu 2020 r. podczas konferencji w Brukseli przewidziano, aby w latach 2020-2023 określono różnice i wymagania poszczególnych krajów członkowskich, a także szczegółowe wymagania dla platform i service providerów systemu eFTI. Uruchomienie aplikacji wstępnie zaplanowano na rok 2024, przy czym pełna moc obliczeniowa i dostępność powinna być dostępna w 2025 roku. Warto także pamiętać, że eFTI będzie w stanie obsłużyć zapytania na wielu poziomach, a z założenia podmioty takie jak banki, ubezpieczyciele lub organy państwowe będą zobowiązane do uznania informacji cyfrowych przekazywanych poprzez certyfikowany system.

 

Wizja kompleksowego systemu

W trakcie prac brane są pod uwagę m.in. następujące bloki danych, które zarówno umożliwiają krajom członkowskim lub przedsiębiorcom dostęp do wielu pożytecznych informacji:

  1. Vehicle Registration Certifcates (VRC);
  2. „e-AWB”, czyli elektroniczny Air Waybill;
  3. EUCARIS – Europejski System Informacyjny o Pojazdach i Prawach Jazdy;
  4. ERRU – European Register of Road Transport Undertakings znany w Polsce, jako KREPTD;
  5. TACHONET;
  6. e-CMR – wspierany przez stowarzyszenie IRU.

Polska na tle Europy

Z nieoficjalnych informacji wiadomo, że prace nad wdrożeniem europejskiego systemu są ściśle monitorowane zarówno przez największe kraje UE, jak i firmy, których usługi lub doświadczenie mogą okazać się niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Jednakże już dziś polska ustawa prawo przewozowe daje możliwość do wprowadzenia na potrzeby transportu krajowego, elektronicznego listu przewozowego. Podstawą prawną jest art. 47 ust. 3 ustawy prawo przewozowe, który reguluje, iż „dowodem zawarcia umowy przewozu jest potwierdzony przez przewoźnika list przewozowy, którym może być także przekaz elektroniczny, wydruk komputerowy lub inny dokument zawierający dane określone w art. 38”. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby już dziś stosować elektroniczny list przewozowy w Polsce, pod warunkiem, że jeden egzemplarz otrzyma nadawca, a zawarte w nim dane będą obejmowały co najmniej :

1) nazwę i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę;

2) miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy;

3) określenie rzeczy, masy, liczby sztuk przesyłki, sposobu opakowania i oznaczenia;

4) inne wskazania i oświadczenia, wymagane albo dopuszczone zgodnie z przepisami ze względu na warunki danej umowy lub sposób rozliczeń.

 

Covid-19 a e-CMR

Epidemia koronowirusa drastycznie uwypukliła wszystkie bolączki, które wynikały z obowiązku osobistego lub papierowego przekazywania danych i informacji. Pod presją epidemii, w krótkim okresie czasu okazało się, że zarówno administracja rządowa i samorządowa, jak i przedsiębiorstwa są w stanie dostosować swoje procedury do zwiększonego udziału elektronicznego przesyłu danych. Spodziewać się zatem można, że prace, które do tej pory mogły być sztucznie opóźniane lub wstrzymywane, teraz otrzymają wiatr w żagle, aby korzyści o których wspomniano w raporcie DTFL były dostępne jak najszybciej.

 

Autor

Łukasz Chwalczuk – wspólnik w Kancelarii Prawnej Iuridica, prezes zarządu OSPTN, ESTA Europe Board Member.