Zarządzanie

Dialog z zespołem (również zdalnym) w dobie koronawirusa

15 lipca 2020

Dialog z zespołem (również zdalnym) w dobie koronawirusa

Sytuacje wyjątkowe wymagają wyjątkowych decyzji oraz działań. Jako trener biznesu, konsultant i coach relacji od wielu lat przemierzam meandry przedsiębiorstw, badając procesy komunikacyjne zespołów i całych organizacji. Pomagając budować lepsze relacje, które przekładają się na efektywność biznesową, regularnie rozmawiam z przedsiębiorcami, managerami oraz prezesami o bieżących bolączkach, aktualnych wyzwaniach lub planowanych działaniach. Jeszcze do niedawna dialog ten najczęściej przybierał optymistyczny wydźwięk, dzięki rozwojowej perspektywie dla firmy, którą wspólnie budowaliśmy. Dziś jednak częściej słyszę o poważnych trudnościach w poradzeniu sobie z obecną sytuacją.

Okazuje się, że w zupełnie nieprzewidzianych okolicznościach wymagane są od nas zupełnie niestandardowe działania, na które zwyczajnie nie jesteśmy przygotowani. I nie ma w tym niczego dziwnego. My – ludzie o wiele łatwiej radzimy sobie z rzeczywistością tu i teraz niż z planowaniem strategicznym. Tworzenie długofalowych strategii oraz planów na różne ewentualności nigdy nie było nam ewolucyjnie potrzebne. Stąd nie najlepiej nam to wychodzi. Krótko mówiąc – nie ma co się obwiniać, że nie mamy gotowego planu czy strategii, którą przygotowaliśmy dawno temu na taką właśnie okoliczność, za to warto zakasać rękawy i działać. Moja obecność w biznesie skupiona jest wokół ludzi. To oni są fundamentem i motorem napędowym każdego przedsiębiorstwa. Mam zwyczaj mówić, że jakość biznesu zależy od jakości relacji ludzi, którzy go tworzą. W okolicznościach kryzysowych, relacje z ludźmi w firmie są być może ważniejsze niż kiedykolwiek. Z tego powodu zebrałem najczęściej zadawane przez biznes pytania dotyczące zarządzania kryzysowego, by łatwiej było Ci, Czytelniku, zadbać o siebie i współpracowników w tym szczególnym czasie.

 

Jak się odnaleźć w nowej, kryzysowej rzeczywistości?

Skąd wiedzieć, co robić, a czego unikać? Na jakich danych opierać swoje decyzje?

Obecna sytuacja dla większości z nas to zupełna nowość. Ja osobiście nigdy nie miałem do czynienia z kwarantanną, izolacją, wszechobecnym zagrożeniem oraz koniecznością zamrożenia czy zredukowania własnego biznesu, właściwie z dnia na dzień. Co prawda pandemia, jako zjawisko społeczne jest nam dobrze znana od stuleci, jednak nigdy nie mieliśmy do czynienia z kryzysem tej skali w erze Internetu i niegraniczonego dostępu do wiedzy. Niezwykła łatwość pozyskiwania w zasadzie dowolnych informacji z niekończących się źródeł to luksus XXI wieku, jednak dziś to również ogromne niebezpieczeństwo. Mnogość opinii, osądów, interpretacji oraz ilość wersji „prawdy” jest oszałamiająca. Na pierwszy rzut oka każdy ma rację lub każdy z podobnym prawdopodobieństwem udowadnia swoje idee. Nie wiadomo zatem, komu wierzyć i na jakich danych opierać chociażby prognozy biznesowe dla swojej firmy.

Żeby zwiększyć szanse, że Twoje planowanie, a w konsekwencji działania będą odpowiednie właśnie dla Ciebie i Twojej firmy proponuje zacząć od solidnej weryfikacji treści, którymi się posiłkujesz.  Sprawdź jak dokładnie wygląda Twój aktualny stan rzeczy. W tym celu zweryfikuj dane, jakie posiadasz, zdobądź ich więcej, jeśli są niekompletne oraz odłóż na bok wszystko to, co nie należy do faktów. Czasami jest to trudne zadane, gdyż domysły, spekulacje oraz plotki mieszają się z faktami lub je udają. W bieżącej sytuacji otacza nas mnóstwo insynuacji, pomówień i półprawd. Zadbaj o to, żeby korzystać jedynie z faktów i obserwacji. Chociaż pierwotnie, dawno, dawno temu, plotki służyły nam do poznawania świata i budowania relacji, dziś – mają moc raczej demoniczną. Pracuj nad wyrobieniem w sobie nawyku rezygnowania z informacji, których nie sposób zweryfikować. W tym celu miej pod ręką kilka bezcennych pytań: „Jakie argumenty mówią o tym, że to prawda?” „Jakie argumenty mówią o tym, że to nieprawda?”, „Jakie są inne wersje tej tezy?”. Tylko po weryfikacji powyższymi pytaniami prawdziwości danej tezy, decyduj na ile wpłynie ona na Twój punkt widzenia. Wszelkie tezy o weryfikacji negatywnej – odsuwaj na bok, jako niepotrzebne.

 

Jak zarządzać zespołem w nowej rzeczywistości?

Jak motywować do zdalnej pracy?

Zespół to specyficzny i dość skomplikowany organizm. Składa się z określonej liczby osób, jednak niezliczonej ilości relacji i zależności. Zespół to z pewnością znacznie więcej niż suma jednostek. Zależne od siebie osoby potrafią być znacznie bardziej skuteczne, działając razem niż osobno, tak samo łatwo jak zespół może być mniej efektywny niż pojedyncze działania pracowników. Zależy to od wielu czynników, jednak niektóre z nich wydają się być bardziej istotne, szczególnie w zarządzaniu kryzysowym. W szczególnych okolicznościach to, co najbardziej wspiera stabilność oraz współpracę w zespole to zaufanie, rozumiane jako duży zasób wiedzy o członkach zespołu nawzajem (włączając Ciebie, Szefie) oraz otwartość na wzajemne zależności. Mówiąc wprost – szczególnie teraz (ale i wtedy, gdy świat wróci do normy) zadbaj o to, żeby Twoi ludzie mieli możliwie szeroki zakres wiedzy o ich aktualnej sytuacji, wzajemnych potrzebach, kompetencjach i niekompetencjach, troskach i wątpliwościach.

Zapraszaj ich do rozmów, głównie poprzez dobry przykład, inicjuj rozmowy, dziel się swoją perspektywą. Mów o sobie w otwartości, a następnie pytaj, pytaj i pytaj. Zaangażowanie we wspólne działanie Twojego zespołu bardziej zależy od zaufania i bezpieczeństwa wewnątrz niż od premii, prowizji czy groźby. Pamiętaj, że w przypadku zdalnej pracy, Twoi ludzie potrzebują więcej uwagi i koncentracji, niż kiedy wspólnie siedzicie w biurze. Wzajemny kontakt bezpośredni sam w sobie zwiększa motywacje i pozwala na wzajemne „rozliczanie się” z pracowitości. Tymczasem większość z nas ma trudności z mobilizowaniem się samemu i to w dodatku w domowych warunkach. Nawyki związane z przebywaniem w domu najczęściej nie pomagają, podobnie jak obecność domowników, zwierzęcia czy Netflixa. Zatem Twoja kontrola poprzez częstsze niż dotąd rozmowy, monitoring postępów czy wspólne dzielenie się efektami pracy to nie opresja czy nacisk, a raczej motywator. Być może warto o tym wspomnieć na zdalnym zebraniu z zespołem.

No, a co jeśli mimo wszystko …

 

… muszę zredukować zespół lub ograniczyć koszty?

Jak wtedy o tym rozmawiać?

Jeżeli obecna sytuacja powoduje konieczność zmiany w strukturze Twojej firmy / zespołu, organizacji pracy, rozdzielaniu obowiązków lub składzie osobowym, domyślam się, że czekają Cię trudne decyzje oraz trudne rozmowy na ten temat. Zdaję sobie sprawę, że prawdopodobnie wolałbyś ich uniknąć. Jeśli to jednak niemożliwe, możesz się przygotować do tego, by najlepiej jak się da informować o zmianach albo (polecam) zapraszać zespół lub jego część do projektowania zmian. Przygotowując się do trudnej rozmowy ze swoją załogą, zadbaj o kilka kluczowo ważnych elementów:

  1. Zbierz fakty, które zamierzasz przedstawić w trakcie rozmowy. W tym celu przesiej wszystkie informacje, jakie posiadasz, żeby odrzucić zasłyszane opinie, interpretacje
i spekulacje. Rzetelna rozmowa opiera się na faktach.
  2. Zbadaj swoje własne odczucia, ponieważ Twoje stanowisko w tej sprawie ma ogromne znaczenie i Twoi ludzie powinni się o nim dowiedzieć.
  3. Sprawdź, jakie emocje przeżywasz w związku z daną sytuacją oraz z samą rozmową. Ujawnianie emocji przez lidera to doskonały przykład dla zespołu jak komunikować się otwarcie i szczerze.
  4. Precyzyjnie określ swoje potrzeby. Zwróć uwagę na to, czego potrzebujesz od załogi i co jest dla Ciebie naprawdę ważne. Przygotuj też zdanie lub dwa na temat tego, czego nie chcesz
lub co Ci nie odpowiada.
  5. Jeśli masz propozycje zmian przygotuj je w zwięzłej i jasnej dla wszystkich formie. Kilka transparentnych zdań da o wiele lepszy efekt niż półgodzinne orędzie.
  6. Zrezygnuj z przeprosin i uników przed odpowiedzialnością. Jeżeli nagła sytuacja zmusza Cię do zmian to nie ma za co przepraszać. Jest to okazja do podejmowania odpowiedzialnych decyzji, które czasem są bardzo trudne. Zamiast przepraszam powiedz, że jest Ci przykro i ta decyzja jest dla Ciebie niezwykle trudna.
  7. Wyjaśniając trudną decyzję podkreśl, który z Twoich interesów jest zagrożony. Nazywaj wprost powody trudnych decyzji.
Mówiąc: „zdecydowałem się na taki ruch, ponieważ na tą chwilę nie jestem w stanie utrzymać całego zespołu”, dajesz dowód szczerości.

Zawsze, kiedy to możliwe zapraszaj do wspólnego poszukiwania rozwiązań. Bardzo często Twój zespół będzie miał lepsze i bardziej atrakcyjne pomysły niż Ty, ponieważ korzysta z wielu różnych perspektyw. Może się okazać, że wspólnym wysiłkiem jesteście w stanie stawić czoło sytuacji tracąc, znacznie mniej. Pamiętaj jednak, że nawet przy pełnej, partnerskiej współpracy, Ty jako lider trzymasz na barkach odpowiedzialność, więc Ty ostatecznie podejmujesz decyzję.

Powyższe podpowiedzi mogą razem tworzyć coś na kształt poniższego przykładu:

Moi Drodzy,

Jest mi bardzo przykro, że muszę odbyć z Wami tę rozmowę. Zdecydowanie wolałbym pogadać z Wami w innym kontekście. Jednak obecna sytuacja zmusza mnie do podejmowania stanowczych działań dla ratowania naszej firmy.
Ponieważ od początku kwarantanny nasze przychody zmalały o x proc., nie jestem
w stanie zapewnić Wam wynagrodzenia zgodnie z naszymi umowami. Z tego powodu czuję dużą złość, ponieważ uważam, że każdy z Was pracuje wzorowo. Mam kilka pomysłów jak możemy sobie z tym poradzić, ale najpierw chciałbym poznać Wasze zdanie. Wybierzmy wspólnie najlepsze rozwiązanie dla naszej firmy. Potrzebuję Waszego zaangażowania i determinacji, a jednocześnie rozumiem trudną sytuację, więc przede wszystkim zależy mi na Waszej szczerości.

To pierwsza trójka najczęściej zadawanych mi ostatnio pytań. Jeśli moje sugestie, podpowiedzi, wydają Ci się użyteczne, korzystaj bez ograniczeń. Prawdopodobnie masz jeszcze wiele pytań, o których nie wspomniałem. Zatem… do zobaczenia w następnym numerze Transport Masnagera.

 

Iwo Konopek

Brain Up Business

Trener Biznesu, Coach relacji, Superwizor Zespołów. Od 12 lat pomaga zwiększać efektywność firm poprzez wspieranie relacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Buduje efektywne zespoły, wspiera zarządy w kreowaniu modeli biznesowych, pomaga managerom skuteczniej zarządzać. Wierzy, że jakość każdego biznesu zależy od jakości relacji ludzi, którzy go tworzą. Swoje wsparcie oferuje w formie szkoleń, kursów, sesji indywidualnych oraz superwizji zespołów. Prywatnie, pasjonat teatru, gotowania i żeglarstwa.