Finanse

Obowiązkowy split payment oraz biała lista podatników VAT

Elżbieta Lis 20 grudnia 2019

Przedsiębiorcy u progu dużych zmian podatkowych jeszcze w 2019 r.

Biała lista podatników VAT została uruchomiona 1 września 2019 r., a już z początkiem listopada, obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności, tzw. split payment stanie się rzeczywistością. Co to zmienia dla branży transportowej? Jak postępować, by uniknąć sankcji za niestosowanie się do nowych regulacji?

 SPLIT PAYMENT – czym jest mechanizm podzielonej płatności oraz kiedy powstaje konieczność jego zastosowania

Split payment polega na podziale zapłaty za zakupiony towar lub usługę na dwie części – jedna część obejmuje cenę netto towarów/usług, a druga podatek VAT należny w związku z transakcją. Cena netto trafia na rachunek bankowy kontrahenta, a część obejmująca podatek VAT na jego specjalny rachunek VAT.

Podatnik nie może swobodnie dysponować środkami zgromadzonymi na rachunku VAT. Mogą one być wykorzystane tylko w określony sposób wskazany w ustawie, m.in.  w celu pokrycia należności publicznoprawnych, takich jak podatki dochodowe, akcyza czy cło oraz oczywiście podatek VAT. Przekazanie środków z rachunku VAT na inny rachunek bankowy podatnika (inny niż rachunek VAT prowadzony w tym samym banku) wymaga zgody naczelnika Urzędu Skarbowego (US), wydawanej w drodze postanowienia na wniosek podatnika.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie, gdy:

  • transakcja jest realizowana pomiędzy podatnikami VAT – niezależnie od tego, czy obie strony transakcji podatnikami VAT czynnymi, czy też jeden z nich jest podatnikiem VAT zwolnionym;
  • przedmiotem transakcji są towary bądź usługi wymienione w Załączniku nr 15 do ustawy o VAT;
  • wartość faktury obejmującej ww. transakcję przekracza kwotę 15 tys. zł brutto.

Konieczność dokonania płatności w mechanizmie split payment wystąpi zatem, gdy zostaną spełnione łącznie ww. warunki dotyczące podmiotu, przedmiotu i wartości transakcji. Dla zobrazowania zastosowania mechanizmu w praktyce, poniżej prezentujemy kilka przykładowych sytuacji.

Zastosowania mechanizmu podzielonej płatności

Przykład 1.

Nabywca otrzymał fakturę dokumentującą zakup towaru wskazanego w Załączniku nr 15 do ustawy – cyfrowego aparatu fotograficznego o wartości 7 tys. zł.

W takim przypadku nie występuje obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Przykład 2.

Nabywca otrzymał fakturę dokumentującą zakup szeregu towarów o łącznej wartości 20 tys. zł. Na fakturze znajduje się adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym wyłącznie jeden z towarów jest wymieniony w Załączniku nr 15 do ustawy (telefon komórkowy o wartości 2 tys.. zł netto). W takiej sytuacji obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczy wyłącznie jednej pozycji, czyli telefonu komórkowego. Zatem uiszczając cenę za telefon, nabywca będzie zobowiązany wpłacić kwotę netto na rachunek bankowy sprzedawcy, a wartość podatku VAT przypadającą na tę cenę na rachunek VAT. Może też oczywiście dokonać płatności za całą fakturę przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

Przykład 3.

Nabywca otrzymał fakturę w związku ze świadczeniem usług na wartość 18 tys. zł. Usługa nie jest wymieniona w Załączniku nr 15 do ustawy, jednak na fakturze znalazła się adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”.

Pomimo adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” nabywca nie ma obowiązku zastosowania tego mechanizmu, gdyż nie zostały spełnione wszystkie warunki do obowiązkowego stosowania tego mechanizmu.

 

 

Dokonywanie płatności za pośrednictwem mechanizmu split payment

Zapłata dokonywana jest poprzez komunikat przelewu, który udostępniany jest przez bank lub SKOK. W komunikacie wskazać należy:

  • kwotę odpowiadającą całości lub części wartości sprzedaży brutto;
  • kwotę odpowiadającą całości lub części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
  • numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność;
  • numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT.

Zapłata z użyciem mechanizmu podzielonej płatności następuje poprzez dokonanie jednego przelewu, przy czym to bank automatycznie dokona podziału płatności na wartość netto oraz kwotę podatku i zaksięguje na odpowiednim rachunku. Zapłata dokonana w metodzie podzielonej płatności nie stanowi uregulowania zobowiązania podatkowego względem organów podatkowych.

Zgodnie z nowymi przepisami umożliwiono także dokonywanie jednym komunikatem przelewu zapłaty za więcej niż jedną fakturę, tj. zbiorczej płatności. Rozwiązanie to może dotyczyć faktur wystawionych przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc – w takim przypadku w komunikacie nie wskazuje się numerów faktur, a okres, za który dokonywana jest płatność, jak również sumę kwot podatku wynikającą z faktur dotyczących tego okresu.

 Co z fakturami pro forma?

Co istotne, stosując mechanizm podzielonej płatności podatnik ma obowiązek wskazać między innymi numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność. Faktura pro forma nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT. Tym samym mechanizm podzielonej płatności nie będzie miał zastosowania do faktur pro forma.

Potwierdzają to objaśnienia Ministerstwa Finansów z 29 czerwca 2018 r. o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, w których wskazano, że „nie będzie natomiast możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą >>pro forma<<. Dokument ten nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT”.

Zwracamy jednak uwagę, że mechanizm podzielonej płatności można zastosować do przedpłaty/zaliczki, dokumentowanej poprzez tzw. fakturę zaliczkową. Zatem zalecamy weryfikację, czy stosowane faktury pro forma w istocie nie powinny być fakturami zaliczkowymi.

Split payment a odwrotne obciążenie

Wprowadzenie w życie przepisów dotyczących obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności wiąże się z rezygnacją z instrumentu odwrotnego obciążenia w transakcjach krajowych.

Co do zasady, towary i usługi wymienione aktualnie w załączniku nr 15 do ustawy były dotychczas objęte systemem odwrotnego obciążenia. Wiązało się to ze specyficznym sposobem rozliczania podatku (był on rozliczany przez nabywcę, a nie sprzedawcę), a faktury musiały posiadać adnotację „odwrotne obciążenie”.

Od listopada bieżącego roku odwrotne obciążenie zostanie zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Faktury dokumentujące sprzedaż towarów dotychczas objętych odwrotnym obciążeniem wystawiane będą na zasadach ogólnych, jeśli nie przekraczają kwoty 15 tys. zł brutto. Po przekroczeniu tej wartości należy na nich dodać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Co do zasady, mechanizm odwrotnego obciążenia w transakcjach krajowych nie będzie funkcjonował od 1 listopada 2019 r. Dla transakcji, w przypadku których moment ich dokonania oraz moment wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego będzie miał miejsce w różnych miesiącach, przewidziano odrębne regulacje przejściowe. Jeżeli transakcja została dokonana:

  • przed 1 listopada 2019 r., a obowiązek podatkowy powstał lub faktura została wystawiona po 31 października 2019 r.;
  • po 31 października 2019 r., a faktura została wystawiona przed 1 listopada 2019 r.

stosuje się przepisy dotychczasowe, obowiązujące do 31 października 2019 r., tj. regulacje dotyczące odwrotnego obciążenia. Poniżej prezentujemy zastosowanie przepisów przejściowych na przykładzie.

Zastosowanie przepisów przejściowych mechanizmu podzielonej płatności

Przykład

Podatnik nabył usługę wymienioną w Załączniku nr 15 do ustawy (usługa budowlana) o wartości 16 tys. zł. Usługa została wykonana 28 października 2019 r., z kolei faktura została wystawiona 4 listopada. Czy na fakturze powinna zostać wskazana adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”, czy też „odwrotne obciążenie”?

W tym przypadku na fakturze powinna znaleźć się adnotacja „odwrotne obciążenie”. Usługa została bowiem wykonana przed 1 listopada 2019 r., a obowiązek podatkowy (w tym wypadku tożsamy z datą wystawienia faktury) powstał po 31 października 2019 r.

 

Załącznik nr 15 – problemy praktyczne

Załącznik nr 15 liczy 150 pozycji i obejmuje towary i usługi objęte dotychczas mechanizmem odwrotnego obciążenia lub solidarną odpowiedzialnością, m.in. wyroby stalowe, usługi budowlane, komputery, telefony, telewizory, drukarki, benzyny silnikowe, oleje napędowe. Ponadto mechanizmem podzielonej płatności będzie objęta również sprzedaż m.in. węgla i produktów węglowych, maszyn i urządzeń elektrycznych i ich części i akcesoriów oraz części i akcesoriów do pojazdów silnikowych.

Ostatnia z ww. pozycji – dotycząca części i akcesoriów do pojazdów silnikowych – wzbudziła już niemałe zainteresowanie wśród podatników prowadzących m.in. warsztaty samochodowe, które oferują m.in. usługi naprawy pojazdów, na którą składają się wspomniane części i akcesoria do pojazdów silnikowych. Usługi związane z serwisem i naprawą pojazdów nie zostały wskazane w załączniku nr 15, niemniej jednak obejmują towary, które się w nim znajdują. Co w takiej sytuacji?

W praktyce należy zbadać i rozważyć czego w rzeczywistości dotyczył zakup – czy podatnikowi zależało głównie na nabyciu części samochodowych, czy też na nabyciu usługi naprawy pojazdu. Jeśli na fakturze zostanie wskazana usługa naprawy pojazdu oraz lista części użytych przy wykonaniu usługi, a transakcja będzie przekraczała kwotę 15 tys. zł brutto, wystąpi obowiązek zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Natomiast w przypadku, gdy jedyną pozycją na fakturze będzie usługa naprawy pojazdu, obowiązek skorzystania z mechanizmu podzielonej płatności nie wystąpi. Nie ma jednak pewności, że podobne stanowisko będą prezentowały organy podatkowe. Podatnicy, którzy będą mieli wątpliwości, które rozwiązanie jest prawidłowe mogą korzystać z dobrowolnego mechanizmu podzielonej płatności, przynajmniej do czasu, kiedy możliwe będzie jednoznaczne określenie właściwego sposobu postępowania.

Sankcje – czyli dlaczego każda ze stron transakcji musi kontrolować obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności oraz co zrobić, aby uniknąć sankcji?

W znowelizowanych przepisach przewidziano, że jeśli sprzedawca nie ujmie na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, grozi mu sankcja w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30 proc. kwoty podatku VAT, przypadającej na wartość towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, a ujętych na tej fakturze. Sankcji tej można uniknąć poprzez złożenie korekty faktury i dopilnowanie, by nabywca zastosował mechanizm podzielonej płatności.

Sankcje nie są przewidziane w przypadku umieszczenia na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” w sytuacji, gdy taki obowiązek nie występuje.

Sankcja może dotknąć również nabywcę, w sytuacji gdy jest on zobowiązany do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i otrzymał fakturę z odpowiednią adnotacją, a mimo tego nie spełnił tego obowiązku. Sankcją taką jest dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku VAT przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. Sankcja nie będzie miała zastosowania, jeśli sprzedawca rozliczy z fiskusem całą kwotę podatku wynikającą z faktury zapłaconej z naruszeniem obowiązku.

Co więcej, nabywca nie będzie miał prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących pozycji wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. Ta sankcja nie nastąpi, gdy faktura nie zostanie właściwie oznaczona (tzn. mimo obowiązku, nie będzie zawierała adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”). Sankcje w podatkach dochodowych zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. Niemniej jednak zaznaczamy, że obowiązkiem nabywcy jest przeanalizowanie, czy dokonane nabycie nie powinno zostać objęte mechanizmem podzielonej płatności – w przypadku uznania, że tak jest, powinien on powiadomić o ewentualnym błędzie na fakturze sprzedawcę oraz rozliczyć transakcję we właściwy sposób.

Zwracamy uwagę, że obowiązkowy split payment to nie jedyna nowość w ustawie o VAT. W życie wchodzą także przepisy dotyczące wykazu podatników VAT, czyli tzw. białej listy podatników VAT.

Biała lista podatników VAT

Wykaz podatników VAT, tzw. biała lista działa od 1 września 2019 r. Biała lista stanowi wykaz podmiotów, które są zarejestrowane, jako podatnicy VAT czynni, jak również tych, które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego (tzn. naczelnik odmówił ich rejestracji) lub zostały wykreślone z rejestru podatników.

Wykaz podatników VAT został utworzony w celu umożliwienia weryfikacji kontrahenta – czy jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz jaka jest historia jego rejestracji na cele VAT. W wykazie ujawniony jest również numer rachunku bankowego podatnika VAT, który to numer może mieć ogromny wpływ na działalność gospodarczą prowadzoną przez innych podatników.

Należy bowiem mieć na uwadze, że w przypadku transakcji, których kwota brutto przekracza 15 tys. zł, płatność dokonana na rachunek bankowy nieujęty w wykazie podatników VAT pociąga za sobą negatywne konsekwencje dla kupującego. Podkreślamy, że chodzi tutaj o wartość transakcji, a nie faktury. Zatem pomimo wystawienia kilku faktur (na przykład w razie dokonywania przedpłaty) liczy się łączna wartość brutto transakcji, której te płatności dotyczą. Z kolei dla umów zawartych na czas nieokreślony, z których nie wynika całkowita wartość transakcji, jednorazowa wartość transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

W przypadku płatności na rachunek bankowy, niewykazany w wykazie podatników VAT dla kupującego wystąpią negatywne konsekwencje na gruncie podatków dochodowych (PIT/CIT). Polegają one na uniemożliwieniu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu podatnika wydatku w tej części, w jakiej płatność została dokonana przelewem na rachunek inny niż wskazany na białej liście. Skutkiem zastosowania niewłaściwego rachunku będzie zakaz zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całej wartości transakcji, a nie jedynie nadwyżki ponad kwotę 15 tys. zł. Sankcja ta obowiązywać będzie dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Dodatkowo, płatność na rachunek bankowy niewykazany w wykazie podatników VAT, skutkuje powstaniem solidarnej odpowiedzialności pomiędzy sprzedawcą i kupującym, za zaległości podatkowe sprzedawcy z tytułu podatku VAT, proporcjonalnie przypadające na dostawę towarów lub świadczenie usług, których płatność dotyczy.

Podatnik może uniknąć opisanych powyżej sankcji, jeśli złoży zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu, o numerze rachunku bankowego, na który został dokonany przelew. Ponadto solidarna odpowiedzialność nie wystąpi, jeżeli płatność zostanie dokonana w split payment.

Zwracamy uwagę, że sankcja dotyczy płatności dokonywanej na rachunek podatnika VAT czynnego. Tym samym, jeżeli sprzedawcą jest podatnik VAT zwolniony, którego rachunku nie ma na białej liście, sankcja nie będzie miała zastosowania.

Wykaz podatników VAT działa na dzień dzisiejszy w tzw. „wersji próbnej”, w związku z czym może się zdarzyć sytuacja, że rachunek podatnika VAT nie będzie widoczny w wykazie, pomimo że został prawidłowo zgłoszony. Do stycznia 2020 r. sytuacja powinna się już jednak ustabilizować. W przeciwnym wypadku podatnik VAT powinien dokonać dodatkowego zgłoszenia rachunku bankowego przez CEIDG (przedsiębiorcy) lub na formularzu NIP-8 (podmioty zarejestrowane w KRS).

Co istotne, należy mieć na uwadze, że rachunki techniczne stosowane np. przez dostawców mediów nie znajdą się na białej liście, gdyż nie są to rachunki rozliczeniowe. Będą one jednak przypisane do głównego rachunku rozliczeniowego, w związku z czym wpłaty na takie rachunki będą traktowane na równi z wpłatami na rachunek rozliczeniowy.

Podsumowując, w związku z wprowadzeniem białej listy podatników VAT, przedsiębiorcy są zobowiązani do weryfikacji, czy rachunki bankowe kontrahentów (czynnych podatników VAT) znajdują się w wykazie. Płatność dokonywana w związku z transakcją, której wartość przekracza15 tys. zł brutto na rachunek nieuwzględniony w wykazie podatników VAT może negatywnie wpłynąć na rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy.