Finanse

Pracownicze Plany Kapitałowe wystartowały 1 lipca

Katarzyna Zwierz-Wilkocka 10 września 2019

Kolejność tworzenia PPK jest uzależniona od wielkości lub typu pracodawcy. Najwcześniej, bo od 1 lipca 2019 r., do PPK przystąpili najwięksi pracodawcy, zatrudniający powyżej 250 pracowników. Najpóźniej, bo od 1 stycznia 2021 r., będą musiały przystąpić małe firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych. PPK to dobrowolny i w pełni prywatny system długoterminowego oszczędzania, który ma podnieść bezpieczeństwo finansowe 11 mln Polaków. Ma szanse stać się prawdziwie powszechnym, dzięki wpłatom zarówno po stronie pracodawcy, pracownika jak i budżetu państwa.

Z wprowadzeniem programu w firmie wiąże się szereg finansowych, kadrowych i operacyjnych wyzwań. Warto zatem odpowiednio wcześnie zapoznać się najważniejszymi zasadami programu oraz związanymi z nimi obowiązkami, aby jak najlepiej przygotować się do wyzwań, jakie wkrótce czekają wszystkich pracodawców.

Powszechność i obligatoryjność PPK

PPK jest programem obligatoryjnym dla pracodawców. Nie muszą wprowadzać go jedynie ci przedsiębiorcy, którzy na dzień rozpoczęcia stosowania w stosunku do nich przepisów ustawy z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych prowadzili Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) i odprowadzają do niego składki w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia. Ponadto, warunkiem zwolnienia jest aby do programu PPE przystąpiło co najmniej 25 proc. wszystkich pracowników firmy. Drugi przypadek zwolnienia z obowiązku prowadzenia PPK dotyczy tzw. mikroprzedsiębiorców, czyli podmiotów zatrudniających do 10 osób, jeżeli wszystkie uprawnione osoby złożą deklarację o nieprzystąpieniu do PPK.

Za wyjątkiem podmiotów, których dotyczy ustawowe zwolnienie, docelowo, obowiązek utworzenia i prowadzenia PPK będzie zatem spoczywał na wszystkich przedsiębiorstwach, bez względu na liczbę zatrudnionych w nich osób. Obowiązek ten będzie wprowadzany etapami, w kolejnym kroku, tj.:

  • od 1 stycznia 2020 r. obowiązek wprowadzenia PPK obejmie podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób,
  • od 1 lipca 2020 r. – podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób,
  • od 1 stycznia 2021 r. – pozostałe podmioty, w tym jednostki sektora finansów publicznych.

Co do zasady, każdy podmiot zatrudniający, będzie zobowiązany zaoferować bezwzględnie członkom załogi udział w programie. Docelowo, PPK będą musiały więc wdrożyć wszystkie przedsiębiorstwa przewoźnicze nieobjęte ustawowym zwolnieniem, zaś program automatycznie obejmie wszystkich kierowców i innych pracowników pomiędzy 18 a 54 rokiem życia, za których odprowadzane są obligatoryjne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Osobom tym będzie przysługiwało jednak prawo złożenia oświadczenia o rezygnacji, wymagające dla swej skuteczności cyklicznego odnawiania co 4 lata.

Powszechność programu oznacza, iż PPK objęci zostaną nie tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, umów agencyjnych i innych umów o świadczenie usług) oraz członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji. Osoby zatrudnione w wieku od 55 do 69 roku życia mogą przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek, złożony pracodawcy.

PPK jako największe wyzwanie kadrowe ostatnich lat

W związku z objęciem podmiotów zatrudniających obowiązkiem utworzenia i prowadzania PPK, nałożony na nie został cały szereg nowych obowiązków, m.in. w zakresie zawierania umów: o zarządzanie PPK oraz o prowadzenie PPK, obliczanie i dokonywania wpłat do PPK, obowiązki informacyjne wobec uczestników PPK oraz podmiotu zarządzającego PPK, jak również liczne obowiązki związane z samą obsługą kadrowo-administracyjną i finansową programu.

W konsekwencji, wdrożenie i prowadzenie PPK to dla pracodawców nie tylko wyzwanie finansowe, ale również operacyjne. W celu sprawnego przeprowadzenia procesu wdrożenia PPK, oszacowania jego kosztów oraz uwzględnienia kosztów PPK przy budżetowaniu działalności firmy, warto z odpowiednim wyprzedzeniem przeprowadzić analizę przedwdrożeniową obejmującą w szczególności analizę struktury zatrudnienia w firmie, oszacowanie kosztów programu i jego obsługi, koncepcje realizacji programu w przedsiębiorstwie. Istotnym elementem jest również integracja z systemem kadrowo-płacowym wybranej instytucji finansowej. Warto mieć na uwadze, iż w trakcie trwania programu pracownicy mogą w dowolnym momencie decydować o podwyższeniu składki, rezygnacji z uczestnictwa lub ponownym do niego przystąpieniu. Niektóre z tych decyzji będą wymagały wykonania korekt do wcześniej naliczonego wynagrodzenia, dlatego informacje te powinny być automatycznie przekazywane do systemu instytucji finansowej. Po stronie przedsiębiorcy leży także obowiązek przygotowania i udostępnienia pracownikom wzorów dokumentów, takich jak. m.in: wzór rezygnacji z PPK, wzór wniosku o przystąpienia do PPK pracowników powyżej 55 r.ż., wzór wniosku o obniżenie wpłaty podstawowej przy zarobkach poniżej 120 proc. minimalnego wynagrodzenia, wniosek o zmianę wysokości składki dodatkowej, oświadczenie o czasowej rezygnacji z programu, czy o ponownym przystąpieniu do PPK. Przygotowanie kompletnej i ujednoliconej dokumentacji w tym zakresie z pewnością przyczyni się do usprawnienia w prowadzeniu programu oraz do uniknięcia ewentualnych błędów.

W celu zapewnienia należytej realizacji obowiązków wynikających z przepisów ustawy o PPK, warto także wdrożyć odpowiednie procedury wewnętrzne i wyznaczyć osoby odpowiedzialne w firmie za administrowanie PPK.

Obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem PPK

Jednym z kluczowych wyzwań we wdrożeniu PPK w firmie jest wybór instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa w danym podmiocie – z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy.

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych nie określa ani procedury w jakiej przeprowadzane powinny być konsultacje, ani też formy w jakiej powinno zostać zawarte porozumienie w zakresie wyboru podmiotu zarządzającego PPK. Dla celów dowodowych, rekomendowane byłoby jednakże dokumentowanie wszystkich czynności konsultacyjnych przeprowadzonych z przedstawicielstwem pracowników oraz zawarcie porozumienia o wyborze instytucji finansowej w formie pisemnej.

W przypadku nie osiągnięcia porozumienia co do wyboru podmiotu zarządzającego na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający zobowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, pracodawca ma prawo do samodzielnego wyboru tejże instytucji.

Wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, należy dokonać spośród funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI), funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracowniczych towarzystw emerytalnych lub zakładów ubezpieczeń umieszczonych w ewidencji PPK i prezentowanych na oficjalnym portalu PPK.

Wybór podmiotu zarządzającego powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez daną instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności w zarządzaniu aktywami i doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. W praktyce dokonanie takiej oceny może niekiedy wymagać konieczności zasięgnięcia opinii eksperta.

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej, podmiot zatrudniający powinien zawrzeć z nią umowę o zarządzenie PPK, a następnie – w imieniu i na rzecz uczestników PPK – zawrzeć z tą instytucją umowę o prowadzenie PPK.

Należy podkreślić, iż podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Natomiast obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia, chyba że pracownik złoży deklarację o rezygnacji z udziału w PPK.

W przypadku niedopełnienia przez przedsiębiorcę obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, zostanie on wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie 30 dni, a także grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w tym podmiocie w poprzedzającym roku obrotowym.

Jeżeli natomiast podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie tej umowy, z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Ponadto, podmiotowi zatrudniającemu grozi nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Obowiązki pracodawcy w zakresie opłacania składek do PPK

Podmiot zatrudniający jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK z własnych środków w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika. Ponadto, może także dobrowolnie zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia uczestnika PPK. Natomiast obowiązkowa składka finansowana przez pracownika wynosi 2 proc., a dodatkowa – do 2 proc. wynagrodzenia. W sumie łączna składka finansowana przez pracodawcę i pracownika może więc wynieść od 3,5 proc. do 8 proc. wynagrodzenia. W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu będzie niższe niż 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia, wpłata podstawowa po stronie pracownika będzie mogła ulec obniżeniu do wysokości 0,5 proc. wynagrodzenia. Warto wspomnieć, iż wpłata dodatkowa finansowana przez pracodawcę może być określona albo w równej wysokości procentowej dla wszystkich pracowników, albo też zróżnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Pracodawca może także, na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy, zróżnicować wysokość procentową wpłaty dodatkowej w zależności od innych, określonych przez siebie, kryteriów, takich jak np. rozróżnienie ze względu na zajmowane stanowiska czy osiągnięte wyniki roczne.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Warto podkreślić, że zaprzestanie dokonywania wpłat na PPK może być jedynie skutkiem decyzji pracownika o rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Pracodawca nie będzie mógł natomiast podjąć takiej decyzji samodzielnie.

Oprócz składek finansowanych przez pracodawcę i pracownika, na konto uczestnika PPK wpłacane są także składki finansowane z budżetu państwa, tj. składka powitalna w wysokości 250 zł i wpłata w wysokości 240 zł za każdy rok oszczędzania.

Oprócz obowiązku finansowania składki na PPK, na podmiocie zatrudniającym ciążą obowiązki terminowego obliczania, pobierania i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej składek finansowanych przez ten podmiot oraz składek finansowanych przez uczestnika programu.

Wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty są obliczane (i pobierane od uczestnika) w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Co do zasady, wpłaty dokonywane są do instytucji finansowej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

W praktyce realizacja obowiązków podmiotu zatrudniającego w zakresie dokonywania wpłat do PPK wymaga dostosowania systemu kadrowo-płacowego do wymogów związanych z nowymi obciążeniami publicznoprawnymi.

W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Obwiązki administracyjne i informacyjne podmiotu zatrudniającego

Podmiot zatrudniający, w związku z utworzeniem i prowadzeniem PPK, zobowiązany jest zapewnić obsługę administracyjną programu, w szczególności prowadzić i zarządzać dokumentacją dotyczącą PPK.

Do zadań podmiotu zatrudniającego w ramach obsługi PPK należą w szczególności przyjmowanie i weryfikowanie pod kątem formalnym wszelkich oświadczeń i wniosków uczestników PPK związanych z ich udziałem w programie, składanie za pośrednictwem wybranej instytucji finansowej wniosków w imieniu i na rzecz uczestnika PPK o wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK w sytuacjach określonych w ustawie, a także zarządzanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK, w tym umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK. Ponadto, pracodawca ma obowiązek kontroli terminów wykonania poszczególnych obowiązków nałożonych na podmiot zatrudniający, w tym obowiązku ponownego dokonywania wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie. Automatyczny powrót pracownika do programu następuję co cztery lata, od 1 kwietnia, chyba że pracownik ponownie złoży pracodawcy deklarację o rezygnacji z udziału w programie.

Za niedopełnienie przez podmiot zatrudniający obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej z dokonywaniem wpłat do PPK, grozi kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł. Ponadto, na podmiocie zatrudniającym spoczywają liczne obowiązki informacyjne, zarówno wobec uczestników PPK, jak też względem wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK.

W związku z funkcjonowaniem PPK pojawi się szereg sytuacji, w których pracodawca będzie musiał poinformować pracownika bądź instytucję finansową o pewnych okolicznościach czy zdarzeniach. Stąd konieczność ciągłego monitorowania PPK przez pracodawcę.

W stosunku do uczestnika PPK, pracodawca będzie między innymi zobowiązany do przekazywania informacji o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej i możliwości obniżenia wpłaty podstawowej, obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową (w określonych sytuacjach). Ponadto, co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca ma obowiązek poinformowania uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji o ponownym dokonywaniu wpłat, chyba że osoba ponownie złoży deklarację o rezygnacji.

Obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej to m.in. informowanie o złożeniu deklaracji o rezygnacji przez uczestnika PPK, czy informowanie o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK.

Za niedokonanie zgłoszenia wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w sprawach PPK nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowy ich udzielenia, podmiotowi zatrudniającemu grozi pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Ustawa o PPK nie nakłada na podmiot zatrudniający bezwzględnego obowiązku poinformowania osób zatrudnionych – na etapie poprzedzającym wdrożenie programu PPK – o zasadach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach pracodawcy i osób zatrudnionych związanych z uczestnictwem w PPK. Przewiduje jednak, iż podmiot zatrudniający może przekazać swoim pracownikom takie informacje.

Warto zatem rozważyć przeprowadzenie stosownej kampanii informacyjnej w zakładzie pracy, bowiem może ona przyczynić się do sprawnego wprowadzenie programu i aktywnie wpływać na kreowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy dbającego o interesy swoich pracowników.  Należy mieć także na uwadze, iż to do pracodawcy będą kierowane pytania osób zatrudnionych dotyczące zasad gromadzenia środków, inwestowania oszczędności i korzystania z nich. Warto więc z wyprzedzeniem przyjąć odpowiednią politykę informacyjną dotyczącą funkcjonowania PPK.

Polityka pracodawcy względem PPK

Pomimo że wdrożenie i prowadzenie PPK niewątpliwie stanowi dla pracodawcy istotne wyzwanie organizacyjne i finansowe, to jednocześnie wiąże się ono także z pozytywnym skutkiem w postaci gromadzenia środków w ramach dodatkowego zabezpieczenia finansowego pracowników na czas po zakończeniu aktywności zawodowej.

Skoro zatem obowiązek wprowadzenia PPK dotyczyć ma docelowo wszystkich przedsiębiorstw (z wyjątkiem podmiotów korzystających z ustawowego zwolnienia), pracodawcy powinni podjąć decyzję w jaki sposób chcą traktować PPK – czy jedynie jako obowiązek, czy też jako cenny benefit dla pracowników oraz dla firmy, którym można pochwalić się na rynku pracy. Z perspektywy pracodawcy warto zatem przeanalizować możliwości firmy i dokonać wyboru najkorzystniejszej dla niej polityki zarządzania PPK. Polityki, która umożliwi przekucie odgórnie narzuconego obowiązku wprowadzenia PPK w korzyść dla pracodawcy oraz jego pracowników.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Transport Manager 4(40) sierpień-wrzesień 2019 str. 96-102.