Zarządzanie

Informatyczny sposób na niedobory pracowników

Marek Loos 4 września 2019

Od wielu lat stosuje się mniej lub bardziej wyszukane rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie całym procesem transportowym. Są to systemy klasy Transport Management Systems (TMS). Jednym z rezultatów ich implementacji jest zwiększenie wydajności dotychczasowych pracowników, a co za tym idzie – ograniczenie konieczności zatrudniania nowych, a to coraz trudniejsze na transportowo-logistycznym rynku pracownika.

Systemy informatyczne klasy TMS ewoluują i rozwijają się nieprzerwanie razem z potrzebami i możliwościami użytkowników. Kiedyś najważniejsze było zapanowanie nad ilością danych i sprawną komunikacją z księgowością, bo zarządzanie finansami i oficjalnymi dokumentami było najbardziej pracochłonną częścią prowadzenia biznesu – również transportowego. Potem przyszła kolej na obsługę planowania tras, aż do poziomu w pełni automatycznej optymalizacji. Pojawienie się urządzeń mobilnych i dokładnej informacji o zdarzeniach w trybie „on-line” pozwoliło pokonać kolejny poziom w zarządzaniu transportem.

– System informatyczny oczywiście nie zastąpi kierowców. Jeszcze nie teraz. Ale usprawnienia w administrowaniu mogą być kolosalne. Ponadto, dobrze skonstruowany automat do planowania i ekran monitorujący zdarzenia nadzwyczajne, pozwalają minimalizować wysiłek dyspozytora, który koncentruje się na rozwiązywaniu nietypowych problemów. To jest miejsce decydujące o wydajności całego łańcucha transportowego i tym samym miejsce, w którym warto szukać metod minimalizacji zatrudnienia – twierdzi Andrzej Sobala, Product Manager Qguar TMS.

Efektywniejsza flota = mniejsze zapotrzebowanie na kierowców

– Optymalnie wykorzystane zasoby dają naszym klientom wyższy zysk bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu i zwiększania floty w nieskończoność. Dzięki sprawdzaniu restrykcji, nasz system informatyczny CarLo® pozwala transportować maksymalną ilość ładunku za pomocą posiadanych samochodów. Liczba FTL (Full Truck Load – przewozów całoopojazdowych) zwiększa się poprzez optymalną dyspozycję, planowanie tras łączonych i grupowanie ładunków, natomiast redukcję długości trasy oraz ograniczenie pustych przebiegów można osiągnąć dzięki zastosowaniu w pełni zintegrowanego systemu urządzeń telematycznych CarLo® inTOUCH. Dzięki temu mamy kontrolę nad tym, jak bliski jest planowany cel z rzeczywiście przejechaną trasą, a jako efekt końcowy całego rozwiązania zmniejsza się liczba kilometrów przejechanych bez ładunku – wyjaśnia Fabian Heidl, prezes zarządu spółki Soloplan.

Zdaniem Bartosza Blumczyńskiego, zastępcy dyrektora ds. sprzedaży spółki frameLOGIC, dobre planowanie to klucz w optymalizacji kosztów flotowych.

– Nasz system TMS zawiera w sobie całe spektrum przydatnych narzędzi, które wspierają planowanie i optymalizację kosztową. Przede wszystkim dajemy do dyspozycji klientom przejrzyste zarządzanie trasami w formie diagramów na osi czasu. Planer TMS ułatwia dyspozytorowi rozplanowywać trasy i przypisywać do nich zestawy transportowe oraz obsadę do ich realizacji metodą „przeciągnij i upuść”. Mamy również możliwość zarządzania depozytami i przepinkami w trakcie realizacji oraz wyszukiwarkę pojazdów do zleceń powrotnych. Dzięki tym funkcjom dyspozytor może eliminować puste przebiegi oraz optymalizować wykorzystanie floty. Bardzo ważną rzeczą jest natomiast szacowanie rentowności trasy i frachtu oraz kalkulator kosztów dróg płatnych. Pomagają one w ustaleniu najbardziej optymalnej trasy dla zlecenia w wymiarze kosztowym jak i czasowym – twierdzi Bartosz Blumczyński.

Zdaniem Patryka Grzelaka, dyrektora zarządzającego firmy interLAN, wyposażenie pracowników w system interLAN SPEED stwarza zatrudnionemu zespołowi warunki do efektywnej pracy. Zaawansowane funkcje programu sprawiają, że skuteczność podejmowanych działań jest wysoka bez większego nakładu pracy.

– Podniesieniu efektywności funkcjonowania floty sprzyjają: zmniejszanie „dolotów”, wydajne wykorzystanie czasu pracy kierowców, a tym samym maksymalne wykorzystanie pojazdów. Ograniczeniu „dolotów” służy zastosowanie mechanizmów planowania ręcznego, uwzględniającego podjazdy lub – w pełni automatyczny – algorytm optymalizacji planowania. Jeśli chodzi o czas pracy kierowców – system umożliwia kontrolę niezbędnego czasu na realizację zlecenia (szacowany czas przejazdu uwzględnia czas pracy kierowcy), względem narzuconego czasu na realizację po stronie klienta. Ponadto system pozwala w łatwy sposób rozliczyć kierowcę z zaplanowanego czasu realizacji zadania. Mechanizmy „przepinek” zestawów z kolei, dzięki którym realizacja zleceń może odbywać się bez dobowych i weekendowych pauz kierowców, w sposób wymierny podnoszą skuteczność wykorzystania floty. W rezultacie stosowania wszystkich rozwiązań systemu interLAN SPEED, dysponując określoną liczbą pojazdów jesteśmy w stanie wykonać realnie większą pracę tym samym zespołem – zapewnia Patryk Grzelak.

Cenny czas dyspozytorów

Za sprawą systemów informatycznych klasy TMS część codziennych zadań dyspozytorów może być automatyzowana, co pozwala oszczędzać ich cenny czas i wykorzystywać go do realizacji większej liczby zadań. Wizualna możliwość planowania i zarządzania zleceniami czyni pracę dyspozytorów prostszą, a szacowanie rentowności trasy i zlecenia już na etapie ich tworzenia czyni ich pracę efektywniejszą.

– Raz ustawione trasy można zapisywać w szablony, by później korzystać z nich przy powtarzających się zleceniach. Dodatkowo cały proces realizacji tras zamykany jest automatycznym fakturowaniem kontrahentów. Praca dyspozytorów nigdy nie była tak zautomatyzowana w obrębie jednego systemu, jak może być teraz dzięki frameLOGIC – mówi Bartosz Blumczyński.

Propozycja firmy Betacom dla dyspozytorów i spedytorów to praca w oparciu o jeden interface: nowatorską, przyjazną użytkownikowi, webową platformę, wspomagającą zarządzanie procesami logistycznymi – jak zapewniają przedstawiciel tej firmy, którzy twierdzą, że zaimplementowane w VIA TMS funkcjonalności wpływają na poprawę wydajności spedytora/dyspozytora.

– Najistotniejsze z tych funkcjonalności to platforma zawierająca moduły: CRM, FK, moduł kontroli kosztów oraz serce systemu, czyli moduł do zarządzania transportem. Równie istotna z punktu widzenia pracy dyspozytora i spedytora jest możliwość ergonomicznej pracy z mapą, gdzie zaplanowane wcześniej punkty trasy zmieniamy w zlecenia transportowe jednym kliknięciem. Przy projektowaniu rozwiązania położyliśmy duży nacisk na wyeliminowanie ręcznego powielania informacji oraz szerokie możliwości integracji z innymi systemami – wyjaśnia Paweł Sadowski, TMS Account Manager, Betacom.

W ramach pomocy dyspozytorom system TMS firmy Bank Serwis skupia się na trzech kluczowych elementach. Pierwszym jest interfejs aplikacji dostosowany do roli użytkownika.

– Dążymy do tego, aby informacje prezentowane na ekranie były jak najczytelniejsze, a liczba kliknięć, które użytkownik musi wykonać w ciągu dnia pracy – minimalna. Jest to istotne, zwłaszcza podczas obsługi bardziej złożonych transportów, takich jak przewozy intermodalne, lotnicze, morskie czy dystrybucyjne. Drugim, być może bardziej istotnym elementem, są funkcje typu „Plug and Play”, które potrafią w prosty i konfigurowalny sposób automatyzować całe procesy, zachodzące na co dzień w przedsiębiorstwie. Trzecim obszarem jest szeroko pojęta wymiana danych. Możliwość importu zamówień z plików PDF, Excel czy też XML w połączeniu z portalem internetowym i efektywnym systemem powiadomień, pozwalają zaoszczędzić wiele czasu. Wszystkie wspomniane elementy pozwalają też na niezwykle efektywną pracę już po kilkuminutowym szkoleniu – mówi Tomasz Tubielewicz, prezes zarządu Bank Serwis.

System TMS SPEED firmy interLAN przede wszystkim automatyzuje procesy, upraszczając i skracając czas ich realizacji.

– W systemie zastosowaliśmy wiele rozwiązań podnoszących efektywność pracy zarówno dyspozytorów, jak i spedytorów:

  • interfejsy do wczytywania zleceń (źródła danych: podane bezpośrednio, giełdy transportowe, platformy logistyczne, portal klienta, WMS);
  • algorytm optymalizacji planowania;
  • integrację z systemami mapowymi i telematycznymi;
  • mechanizmy alertujące błędy w procesie dostawy (m.in. opuszczenie korytarza, brak możliwości terminowego za- i wyładunku – ETA, czyli Estimated Time of Arrival);
  • alerty związane z raportami kierowców (załadunek zbyt małej ilości towaru, niewłaściwy towar, uszkodzenia);
  • mechanizm automatycznego podpinania skanów dokumentów do zleceń;
  • alerty związane z niedotrzymaniem parametrów temperaturowych przewozu, czy
  • dostęp do mobilnej wersji dyspozytora – wymienia Patryk Grzelak z interLAN.

Wsparcie nie tylko przewozów

Systemy TMS są tak projektowane, żeby stanowiły wsparcie również dla pozostałych grup zawodowych w firmie transportowej, jak księgowość, np. poprzez przejęcie przez informatykę czynności powtarzalnych i żmudnych.

– Mocną stroną zaawansowanego systemu TMS jest automatyzacja procesów w firmie transportowej. Firma LIS poprzez TMS WinSped® usprawnia miedzy innymi: import zleceń z systemów ERP zleceniodawców, giełd transportowych jak również oferuje platformę internetową WebSped dla zleceniodawców. System WinSped® może zaimportować do 40 tys. zleceń na godzinę. Dodatkowo możemy eksportować faktury do systemów FK, wysyłać zlecenia do systemów telematycznych i komunikować się „live” z kierowcami czy też zautomatyzować informacje wysyłane do klientów bezpośrednio z systemu. Każda z tych automatyzacji pozwala na sporą oszczędność czasu pracy potrzebnej na obsługę bieżących zleceń i procesów – a wszystko to za pomocą jednego systemu – zapewnia Krzysztof Suchoński, dyrektor zarządzający spółki LIS Polska.

Z kolei system CarLo® firmy Soloplan umożliwia szybki import danych z systemów zewnętrznych lub wprowadzenie ich za pomocą interfejsu. Przejrzyste funkcje rozliczeniowe wspierają księgowość przy ustalaniu cen i wprowadzaniu rachunków z przyporządkowaniem zapłaty. W efekcie, poprzez automatyczne dodawanie dokumentów, fizyczny nakład pracy jest niższy.

– CarLo® jest w stanie wykonać większość żmudnych czynności, co upraszcza i skraca czas pracy. Za pomocą jednego kliknięcia można uruchomić indywidualnie dopasowany kokpit z danymi statystycznymi w formie tabel przestawnych, wykresów i diagramów (z możliwością eksportu do MS Excel). Dane statystyczne są dostępne w czasie rzeczywistym, co umożliwia bezzwłoczną reakcję i wprowadzenie zmian lub korekt. CarLo® pomaga firmom oszczędzić czas, co niesie za sobą konkretne oszczędności finansowe – mówi Fabian Heidl z Soloplan.

Tomasz Tubielewicz z Bank Serwis twierdzi, że firma ta, jako jedna z nielicznych dostawców rozwiązań informatycznych dla operatorów logistycznych posiada kompleksowe rozwiązanie, wspierające poszczególne działy w firmie transportowej – począwszy od transportu drogowego poprzez morski, lotniczy do magazynów.

– Wspieramy również procesy w księgowości czy kadrach. Mając tak rozbudowany system likwidujemy dużo wewnętrznych interfejsów, które spędzają sen z powiek działom IT. Dodatkowym atutem jest rozbudowany system statusów, który pozwala modelować procesy zgodnie z wymaganiami, automatyzując przy okazji czynności wykonywane przez użytkownika. Nie mogę nie wspomnieć w tym miejscu o zaawansowanych rozwiązaniach OCR, które pozwalają zasilać system przetworzonymi danymi. Zwarzywszy, że nasz system jest rozwiązaniem kompletnym, zawierającym m.in. wbudowany moduł księgowości. Rozwiązanie to daje potężne możliwości automatyzacji. Weźmy jako przykład sytuację, w której faktura przewoźnika wysłana w pliku pdf zostaje automatycznie wprowadzona do systemu, a kolejnym krokiem jest dekretacja wprowadzonego już dokumentu przez pracownika działu finansów – mówi Tomasz Tubielewicz.

Paweł Sadowski z Betacom wyjaśnia współpracę systemu TMS tej firmy z działami nie związanymi bezpośrednio z przewozami, następująco: „Spójrzmy na system z punktu widzenia pracownika działu rozliczeń. Implementacja inteligentnego systemu daje możliwość automatyzacji czynności żmudnych i powtarzalnych. Funkcjonalności takie jak integracja z e-nadawcą, automatyczne fakturowanie w imieniu czy przypominanie o zaległych płatnościach, zdejmują z barków pracownika czynności zajmujące lwią część jego dnia pracy, umożliwiając skupienie się na procesach, w których rola człowieka jest nieodzowna”.

I na tym chyba polega istota, cel i sens implementowania w firmach ze wszystkich branż, nie tylko logistyczno-transportowych, zaawansowanych systemów informatycznych. Chodzi o to, by system TMS przejmował na siebie najbardziej żmudne i mało twórcze czynności, których ogrom potrafi przygnieść właścicieli firm oraz managerów i uniemożliwić lub znacznie utrudnić kreatywność, budowanie strategii i myślenie o rozwoju biznesu. Znamy to skądś?

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Transport Manager 3(39) czerwiec-lipiec 2019 str. 54-58.