Zarządzanie

„Wschodni czas” hamuje zachodni biznes transportowy

20 czerwca 2019

To, co uważa się za „na czas”, różni się w zależności od kraju, dlatego też między pracodawcą z Zachodu i pracownikiem ze Wschodu, dochodzi do częstych konfliktów.

– Co on robi szefie?! – krzyczał sfrustrowany dyspozytor – ten Vitalik żyje w innej czaso-przestrzeni!

  • Musisz z nim współpracować – spojrzał stanowczo szef – przecież go nie wyrzucę, kogo wstawię na jego miejsce?!
  • Ale on jest ciągle spóźniony. Klienci są wściekli, ustalone zlecenia zrywane.
  • To planuj go z większymi buforami czasowymi.
  • Próbowałem! W żadnym buforze on się nie mieści! Teraz niech siedzi i czeka. Mam dość robienia podwójnej roboty. Póki nie rozładuje, nie ustalam kolejnego załadunku. On się nigdy nie wyrabia!

*   *   *

– Rafael mało czasu zostało . . . dlaczego nie jedziesz? – pytała zniecierpliwiona asystentka.

  • Jak to mało czasu zostało? Ja się nie wybieram na drugi świat?
  • Co ty mówisz? Nie rozumiem?! Twoja pauza skończyła się już 40 minut temu, dlaczego jeszcze nie wyjechałeś?
  • U nas mówią mało czasu zostało, gdy ktoś już odchodzi z tego świata. Czas mu się skończył – zmarł. Dlaczego do mnie tak mówisz?
  • Przecież ja nie o tym. Mówię o twoim rozładunku!
  • Jesteś taka zniecierpliwiona. Bez paniki, uspieju (po rosyjsku „zdążę”).
  • Wszystko jest ustalone co do minuty, nie wyjedziesz teraz to czas ci się skończy i dziś już nie rozładujesz.
  • Czas się nie kończy, Pan Bóg stworzył go tyle, że starczy dla nas, dla naszych wnuków i jeszcze dla ich dzieci.

Asystenka odłożyła słuchawkę, odwróciła się i załamanym głosem, ze łzami w oczach powiedziała:

– Szefie, ja już nie mogę z nimi pracować.

Wschodni i zachodni czas

NA WSCHODZIE: Słońce wschodzi i zachodzi każdego dnia, pory roku następują jedna po drugiej, ciała niebieskie krążą tak jak robiły to przed wiekami. Ludzie starzeją się i umierają, a ich dzieci kontynuują wcześniej podjęte działania. Cykliczność nie ma końca, a gdy wydaje się, że wszystko skończone, nowego dnia pojawiają się nowe możliwości i zasoby pozwalające na dalsze funkcjonowanie. Jak mówią na Wschodzie, kiedy Bóg stworzył czas, uczynił to obficie, dlatego też czas jest elastyczny i niezależny od ludzkich zabiegów, to on koryguje sztucznie ustanowione „deadlines” i niespełnione plany o przyszłości. Ważniejsze dla osiągnięcia wyznaczonych celów jest dobre zarządzanie relacjami i gotowość na zmiany ze względu na pojawiające się potrzeby, niż time management.

NA ZACHODZIE: Życie jest tłumaczone jako „podróż”, z wieloma portami, do których należy dotrzeć, czas na jego przeżywanie wyznaczony jest przez linię życia – drogę, często z licznymi punktami mierzącymi ludzkie osiągnięcia, a śmierć jest „końcem tej drogi”.

Czas jest dla każdego ograniczony pod względem ilości, człowiek, więc musi dobrze organizować swoje życie, w szczególności działania biznesowe, aby właściwie nim zarządzać i skutecznie go wykorzystać. Czas nie jest elastyczny, a terminy muszą być dotrzymane, aby osiągnąć rezultaty. Jest postrzegany jako namacalny towar, który można wykorzystać, zaoszczędzić lub zmarnować, w amerykańskim biznesie dokładnie rozliczony, bo „czas to pieniądz”.

Nieuniknione są konflikty między pracodawcami reprezentującymi zachodnie społeczeństwo lub branże biznesu, jakim jest między innymi transport (mocno zależny od ram czasowych), a podwładnymi ze wschodniej kultury, mniej skupionymi na wartości samego czasu. Pracodawcy najczęściej uważają tych drugich za niezdyscyplinowanych, niezorganizowanych, a nawet leniwych, a pracownicy bywają mocno zdemotywowani i obrażeni, ponieważ dla szefa nie liczy się nikt, tylko kolejne zadanie i kolejny rozładunek.

Frustracja na tle „koncepcji czasu” jest zaliczana do jednej z najczęstszych przyczyn porzucenia miejsca pracy przez wschodnich pracowników.

Dwie kultury czasu

Edward T. Hall, amerykański antropolog i pionier w badaniach zarządzania międzykulturowością obserwując napięcie między różnymi narodowościami zidentyfikował dwa typy kultur odmiennie odnoszących się do koncepcji czasu:

  1. Kultura monochroniczna – dla której czas jest linią ze zdefiniowanym początkiem i końcem. Osoba skupiona jest na jednym zadaniu, wykonanym w ściśle określonym czasie. Używany do tego jest kalendarz i zegar. Czas podzielony na małe segmenty dla wygody, usprawnienia wspólnych działań, pomiaru efektywności i usuwania pojawiających się przeszkód, wszystko dla skutecznego wykorzystania „cennego” czasu. Zaznaczany jest w kalendarzach dziennych, rozpisany w godzinach, rozliczany w minutach i synchronizowany w sekundach. Nieprzestrzeganie terminów, kalendarzy, punktualności jest interpretowane jako niewłaściwa postawa, brak szacunku do innych, niezdrowa etyka pracy albo słabe kompetencje. Krajami o silnie monochronicznym podejściu do czasu są Stany Zjednoczone, kraje Europy Zachodniej, Kanada, ale i Japonia.
  2. Kultura polichroniczna – dla której czas jest sługą i narzędziem, człowiek nigdy nie powinien dać mu się uwięzić albo uzależnić od jego wyznaczników, takich jak zegarek, kalendarz, agenda czy terminy. Czas jest dostosowywany do potrzeb ludzi. Więcej czasu jest zawsze dostępne i nie można być zbyt zajętym, by nie znaleźć czasu na coś więcej, najczęściej dla drugiej osoby. Ludzie w tej kulturze często robią kilka rzeczy jednocześnie i nie muszą kończyć jednej rzeczy, aby zabrać się za drugą, albo zakończyć pracę w jednej firmie przed rozpoczęciem zatrudnienia w drugiej. Czas jest zdeterminowany i podporządkowany zdarzeniom lub osobie, jest towarem, którym można manipulować, formować, rozciągać lub z niego rezygnować, niezależnie od tego, co mówią wcześniej wyznaczone cele, albo ostrzegają narzędzia jego pomiaru – kalendarz lub zegar, w transporcie tachograf. Krajami o silnie polichronicznym podejściu do czasu są kraje południowej Europy, regionu azjatyckiego (np. Indie, Nepal, Filipiny, Chiny), Ameryki Łacińskiej oraz w mniejszym stopniu, ale jednak byłe republiki ZSRR.

Wschodnie podejście do czasu …

… nie działa w zachodnim biznesie, szczególnie w branży transportowej.            Pracownicy ze Wschodu nie przywiązują wagi do czasu, wykonując swoje zadania, gdyż ważniejsi są dla nich napotkani ludzie i atmosfera przebiegającego procesu. Nie widzą sensu w dokładnym liczeniu czasu, ponieważ nie są oni, ani od niego zależni, ani jego ilość nie jest ograniczona, dlatego też przyzwyczajeni są do oceniania go szerszymi ramami, takimi jak: tygodnie, miesiące, lata. Decyzje podejmowane są nie na podstawie wyznaczników czasowych, ale okoliczności relacyjnych i atmosfery sytuacyjnej (czy dobrze idzie, czy czują się dobrze, czy nie spotkali znajomej osoby na parkingu, albo bliska osoba nie zażądała, telefonicznie, zmiany planów).

Powolność i przyjemność z płynącego czasu, a nie pośpiech są podstawowym wyznacznikiem dobrze wykonanego zadania. Wszystko, co ma być zrobione w końcu zostanie zrobione, jak nie teraz to później, co potwierdza rosyjskie przysłowie: „Wolniej jedziesz, dalej będziesz” – (tisze jedziesz, dalsze budiesz).

Patrząc na wschodnią kulturę przekonujemy się o innych wartościach kierujących działaniami, np. Talibowie w odniesieniu do zachodnich sił zbrojnych w Afganistanie odnoszą zwycięstwo podejściem charakteryzującym się cierpliwością i wyczekiwaniem, zgodnie z głoszonym przez nich powiedzeniem: „Wy macie zegarki, a my mamy czas”. Choć może na Wschodzie „powolność” to najstarsza metoda na sukces, to jednak w zachodnim biznesie bez liczenia czasu i trzymania tempa nie przetrwa nikt do zachodu słońca.

ZASTOSOWANIA BIZNESOWE

  1. Współpracując z kierowcą ze wschodu nie zakładaj, iż raz napisany komunikat o terminie załadunku lub wyładunku, załatwia sprawę. Komunikaty winny być wysyłane kilkukrotnie i kilkukrotnie potwierdzane telefonicznie.

Dobrą praktyką jest by zadać kierowcy pytanie: Jaki masz plan na dziś? Zmuszając go do zastanowienia się nad swoim planem pracy w dniu dzisiejszym. Dodatkową wartością będzie usłyszenie co on tak naprawdę ma w głowie, co zrozumiał z naszych smsów, opisów na zleceniu transportowym i wcześniejszych naszych telefonów do niego.

  1. Nadzór nad bieżącą pracą wschodniego kierowcy, w odróżnieniu od kierowcy polskiego, powinien być ciągły. Ponaglaj, przypominaj, dzwoń, pisz smsy. Wszystkie takie komunikaty staraj się „pakować” w przysłowiową kanapkę, typu:
  2. pochwała np. za jakąś dobrze wykonaną pracę,
  3. ponaglenie by jechał i pilnował czasu,
  4. pochwała i pozytywne zakończenie rozmowy.
  5. Swoją argumentację opieraj nie na zachodnich wartościach typu:

– „przecież wiesz że punktualność jest ważna”, lub że zawala nam plan na ten miesiąc,

lecz na wschodnich wartościach, odnosząc się do wzajemnych relacji i emocji, np.

– „wiesz, że mi na tym bardzo zależy” lub „pamiętasz, prosiłem Cię wczoraj byś był na 23.15, umówiliśmy się przecież!”

  1. Zarządzając planowaniem pracy na danym aucie, ZAWSZE zakładaj większe „bufory czasowe” i nie planuj transportu na tzw. zakładkę.
  2. W sytuacjach kryzysowych nie wysyłaj smsów lecz dzwoń. W rozmowie używaj emocji odnoszących się do twojego stanu, a nie obrażających kierowcę. Dzwoń i rozmawiaj do skutku.

Na koniec rada nadrzędna – Jeśli to możliwe, znajdź czas na osobiste spotkanie twarzą w twarz z kierowcą, którego będziesz prowadził, jako dyspozytor lub spedytor. Usiądź z nim, poświęć mu 5-10 minut pijąc z nim herbatę. Zbuduj relację. Nawet takie 10 minut będzie procentowało kiedy nastąpią problemy – a wiemy że nastąpią na pewno.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Transport Manager 2(38) kwiecień-maj 2019 str. 48-52.

Tomasz Pawlak, Zbyszek Peterman