Przeciwdziałanie nadużywaniu zwolnień lekarskich w sektorze usług transportowych

Sposoby na wysoką absencję pracowników

Paweł Sobol

Łukasz Kuczkowski

Zjawisko nadużywania zwolnień lekarskich przez pracowników rodzi liczne problemy dla pracodawców z sektora transportowego. Jego skala rośnie z roku na rok, a niektórzy pracodawcy w walce z nim mają poczucie bezsilności. Tak nie musi być! Przyjęcie kompleksowych rozwiązań oraz konsekwentne i stanowcze działania pozwalają znacząco ograniczyć liczbę oraz długotrwałość zwolnień, a przez to również koszty z nimi związane.

Zgodnie z szacunkami ZUS, w skali całej Polski około 15 proc. zwolnień lekarskich jest nieprawidłowo wykorzystywana. W przypadku opieki nad dzieckiem może to dotyczyć nawet 1/3. Wydaje się, że w niektórych regionach dane te są mocno zaniżone. Bez wątpienia liczba zwolnień wzrasta z roku na rok. 9,7 mln zwolnień chorobowych zostało zgłoszonych w pierwszej połowie 2016 r., co dało 2,4 proc. wzrost w stosunku do 2015 r. W tym okresie blisko 4,2 mln osób przebywało przynajmniej raz na zwolnieniu chorobowym. Tylko pomiędzy latami 2015 a 2016 zanotowano łączny wzrost absencji chorobowych aż o 5 proc. Wydłuża się również średni czas korzystania ze zwolnienia i obecnie wynosi ok. 13 dni. Ponieważ obowiązek wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS powstaje w każdym roku kalendarzowym dopiero po 33 dniach nieobecności, a w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat 14 dniach, w wielu przypadków koszty nieobecności pracowników ponosi w całości pracodawca.

Konsekwencje częstych absencji

Wynagrodzenia chorobowe, które nieobecnym pracownikom musi wypłacić pracodawca to nie jedyny negatywny skutek zwolnień. Eksperci szacują, że łączny koszt absencji w przeliczeniu na jednego pracownika wynosi około od 3 – 5 tys. zł rocznie. Na sumę tę, oprócz wynagrodzeń chorobowych, składają się m.in. koszty związane z dezorganizacją pracy oraz zapewnieniem zastępstwa za nieobecnego pracownika.

Nagła nieobecność jednego pracownika prowadzi do konieczności rozdzielenia jego zadań pomiędzy pozostałych. Niejednokrotnie w tym celu trzeba dokonać znaczących zmian w ich harmonogramach czasu pracy. Ponieważ muszą oni realizować również swoje codzienne obowiązki, to w konsekwencji dochodzi do ich „dociążenie”, a często „przeciążenia” pracą. Konieczna może okazać się praca w godzinach nadliczbowych, a nawet w nocy. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami dla pracodawcy. Ponadto, może doprowadzić do pogorszenia stanu zdrowia „przeciążony” pracowników i w konsekwencji kolejnych nieobecności chorobowych.

W przypadku kierowców nieobecności niektórych z nich mogą być szczególnie uciążliwe, gdyż pracownicy, którzy mogliby przejąć zadania nieobecnych, zazwyczaj sami znajdują się w trasie. W rezultacie powstaje realne ryzyko, że realizacja zadania nieobecnego pracownika znacznie się opóźni lub zadanie to w ogóle nie zostanie wykonane. Naraża to pracodawców nie tylko na utratę dobrej opinii wśród kontrahentów, ale również może skutkować nałożeniem kar umownych, a nawet utratą zlecenia. Aby tego uniknąć konieczne może być pozyskanie kierowcy „na zastępstwo”. Powstają więc kolejne koszty i to nie tylko związane z wynagrodzeniem ale w przypadku nowego pracownika – również z  rekrutacją oraz przeszkoleniem. Tylko częściowo problem ten można rozwiązać korzystając z usług pośredników, np. podzlecając pracę podmiotowi trzeciemu – takie podmioty naliczają swoje marże w związku z czym rzeczywisty „koszt pracy” jest odpowiednio wyższy.

Najczęstsze przyczyny nadużywania zwolnień

Najważniejszymi przyczynami nieprawidłowości przy wykorzystywaniu zwolnień lekarskich są: brak świadomości pracowników jakie są cele zwolnienia, a także wszechobecne poczucie, że za nadużycia nie spotkają pracowników żadne konsekwencje. Jest to szczególnie widoczne u tych pracodawców, którzy nie wyrobili w sobie praktyki regularnego kontrolowania zwolnień, bądź w których działaniu brakuje konsekwencji i stanowczości. Pracownicy dostrzegają wówczas, że ich koledzy i koleżanki, którzy ewidentnie nieprawidłowo korzystają ze zwolnienia nie ponieśli żadnych konsekwencji z tym związanych i sami zaczynają działać podobnie. Dochodzi do krzewienia się „złych nawyków” z czym bardzo ciężko później walczyć. Przekłada się na to również daleko idące przyzwolenie społeczne na nadużywanie zwolnień lekarskich – pracownicy tłumaczą sobie, że nikt na tym nie traci bo przecież koszty ponosi „mityczny i zły” ZUS.

Kolejnym częstym powodem „ucieczki” na zwolnienie jest obawa przed zwolnieniem z pracy. Z tego powodu u niektórych pracodawców stopień absencyjności rośnie pod koniec miesiąca bądź w okresie zwiększonej niepewności zatrudnienia (np. przy pogorszeniu sytuacji ekonomicznej pracodawcy lub po utracie ważnego zlecenia). Zwolnienia często przedkładają pracownicy, co do pracy których istnieją poważne zastrzeżenia. We wszystkich tych przypadkach pracownicy starają się przeczekać moment wręczania wypowiedzeń zakładając, że zamiast nich zwolnienie wręczone zostanie innemu, „będącemu pod ręką” pracownikowi lub z innych powodów potrzeba zwolnienia przestanie być aktualna.

Występują również okresy wzmożonych absencji. Zaliczają się do nich w szczególności długie weekendy, okresy między świąteczne, ferie i wakacje szkolne, a w niektórych rejonach – szczególnie wiejskich – również, a może przede wszystkim, okres żniw lub innych prac rolnych. Częstymi powodami dla których pracownicy korzystają ze zwolnień lekarskich są także brak motywacji w pracy czy też rzeczywiste problemy w zakładzie pracy, takie jak mobbing lub molestowanie. Mogą występować także inne przyczyny występujące po stronie pracodawcy. Jakie? Przykładowo nieprawidłowa organizacja pracy i nierównomierne obciążenie pracą poszczególnych pracowników. Pracownicy uciekają wtedy od problemów kierując się na L4 lub szukają na nim „wytchnienia” od codziennych, zbyt wyczerpujących obowiązków.

Przeciwdziałanie nadużywaniu zwolnień

Ograniczenie skali nieprawidłowości zależy przede wszystkim od konsekwencji w działaniu pracodawcy. Odpowiednio stosując przysługujące mu narzędzia może on z jednej strony zachęcić pracowników do zwiększenia frekwencji w pracy, a z drugiej utrudnić nadużywanie zwolnień,

Pierwszym krokiem w tym procesie jest odpowiednia identyfikacja przyczyn zwolnień lekarskich (większość z nich została wskazana powyżej). Błąd na tym etapie może prowadzić do zastosowania niewłaściwego narzędzia, a w konsekwencji jego nieskuteczności. Niezależnie od przyczyn warto jednak podjąć działania zmierzające do zmiany mentalność pracowników i rozpocząć budowanie ich świadomości co do celu zwolnień oraz konsekwencji z jakimi może się wiązać ich nadużywanie. Warte wypróbowania jest np. organizowanie spotkań z kadrą zarządzającą oraz pracownikami, na których omawiana będzie ta problematyka. Takie spotkania pomogą zbudować odpowiedzialność za zespół oraz miejsce pracy, wyjaśnić do czego służą zwolnienia lekarskie oraz wskazać na ryzyka związane z ich nieprawidłowym wykorzystaniem. Dobrym pomysłem są także szkolenia dla pracowników HR dotyczące uprawnień kontrolnych pracodawcy, sposobu dokumentowania kontroli zwolnień oraz konsekwencji, jakie mogą być zastosowane wobec pracownika w przypadku stwierdzonych nadużyć.

Powyższe działania mają charakter ogólny i warto je zastosować w każdym przypadku. Inne działania mogą zależeć od uwarunkowań danego pracodawcy, struktury jego zatrudnienia oraz zidentyfikowanych najważniejszych przyczyn nieobecności. Przykładowo, jeżeli wśród pracowników dominują rodzice dzieci w wieku szkolnym, a liczba zwolnień drastycznie rośnie w okresie przerw szkolnych (ferie, wakacje, święta), to rozwiązaniem może być zorganizowanie półkolonii dla dzieci bądź przeznaczenie środków na inne formy ich wypoczynku lub opieki nad nimi. Do finansowania tych działań można wykorzystać także Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i, tym samym, nie obciążać nimi środków obrotowych firmy.

Innym mechanizmem, który może zostać wykorzystany do zwiększenia frekwencji w pracy jest odpowiednie kształtowanie systemu wynagrodzeń np. poprzez stosowanie motywacyjnych systemów wynagradzania promujących obecność w pracy. Stosując to rozwiązanie warto jednak pamiętać o specyfice ustalania wysokości zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. W podstawie takiego zasiłku/wynagrodzenia uwzględnia się premie z wyjątkiem tych, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku. Przy typowej premii frekwencyjnej, do której pracownik traci prawo w trakcie absencji chorobowej, w praktyce pracownik otrzymuje odpowiednio zwiększony zasiłek chorobowy uwzględniający wypłacone mu premie w poprzednich miesiącach. W skrajnych przypadkach może się nawet okazać, że pracownikowi „opłaca się” przedłużyć nieobecności. Będzie tak w sytuacji, w której pracownik nawet jeśli powróci do pracy, to za dany miesiąc utracił już w całości prawo do premii. Aby uniknąć takich pułapek należy bardzo uważnie konstruować zasady premiowe tak, aby faktycznie skutkowały one dodatkowym wynagradzaniem pracowników rzeczywiście wykonujących pracę w danym okresie.

Pracodawcy powinni także zwracać uwagę na wszelkie niekorzystne zjawiska jakie mogą zachodzić w miejscu pracy oraz im przeciwdziałać. Niejednokrotnie przyczyną nieobecności jest „toksyczność” miejsca pracy i występujące w nich przejawy mobbingu, dyskryminacji bądź molestowania. Wyeliminowanie takich zjawisk może usunąć przyczynę nieobecności.

Powyższe działania mają na celu przede wszystkim zachęcenie pracowników do przychodzenia do pracy. Równolegle z nimi prowadzone powinny być także kontrole zwolnień lekarskich mające na celu zniechęcenie pracowników do ich nieprawidłowego wykorzystywania. Aby przyniosły one rezultaty powinny być regularne i skrupulatne. Brak kontroli, jak i przeprowadzanie ich jedynie sporadycznie i pobieżnie są jednymi z najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców. W praktyce, to właśnie przeświadczenie pracowników o nieuchronności kontroli może spowodować zmiany w ich mentalności i rezygnację z nadużywania zwolnień. Warto w tym pamiętać, że pracodawca ma nie tylko prawo do kontrolowania prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich ale jest to również jego obowiązek.

Kontrola taka może być przeprowadzona m.in. w miejscu zamieszkania nieobecnego pracownika lub w innym miejscu jego czasowego pobytu np. u rodziny, u której przebywa w trakcie choroby. Może ją przeprowadzić zarówno pracownik spółki, jak i osoba z zewnątrz. Wystarczające jest, aby otrzymała ona odpowiednie upoważnienia. W ramach kontroli weryfikuje się czy pracownik w trakcie zwolnienie nie wykonuje innej pracy zarobkowej bądź w inny sposób (niezgodny z jego celem) wykorzystuje zwolnienia. Tym celem jest zaś jak najszybsze odzyskanie zdolności do pracy. Aktywność chorego pracownika powinna sprowadzać się do takich czynności, które zostały mu zalecone przez lekarza. Nawet na zwolnieniu wskazano, że „chory może chodzić”, to nie oznacza, to że może on wykorzystywać czas zwolnienia w pełni dowolnie. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, co do zasady, osoba taka powinna opuszczać miejsce swojego zamieszkania (lub inne miejsce, w którym przebywa w trakcie zwolnienia) jedynie w celu wizyt u lekarza, w aptece, rehabilitacji czy udziału w zabiegach lub podjęcia innych, zaleconych przez lekarza działań. Może on również wykonywać zwykłe czynności życia codziennego (np. codzienne drobne zakupy spożywcze). Inne aktywności, np. udział w zawodach sportowych, wykonywanie prac rolnych, mogą zostać uznane za niezgodne z celem zwolnienia.

Kogo należy typować do kontroli? Przede wszystkim pracowników co do których istnieje uzasadniona wątpliwość co do sposobu wykorzystywania przez nich zwolnienia (np. pracodawca otrzymał od innych pracowników informacje wskazujące na nieprawidłowości w tym zakresie). Ponadto, warto kontrolować pracowników, którzy regularnie korzystają ze zwolnień w tych samych okresach, często korzystają z krótkotrwałych zwolnień, bądź przebywają na długotrwałych zwolnieniach, w szczególności jeżeli taka nieobecność przerywana jest jedynie krótkotrwałymi przerwami, po których pracownik przedkłada zwolnienie od innego lekarza. Należy również kontrolować te przypadki, w których pracownik, któremu odmówiono urlopu w danym okresie, przedkłada następnie na ten sam okres zwolnienie lekarskie.

Pracodawca powinien również ściśle współpracować z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i zgłaszać wszelkie nieprawidłowości np. w przypadki, w których stwierdzono, że pracownik w trakcie swojej nieobecności wykonuje pracę na rzecz innego pracodawcy. ZUS jest w walce z takimi nadużyciami sojusznikiem pracodawców. W samym 2016 r. wydał on ok. 22,2 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę zasiłków, a ich łączna kwota wyniosła ok. 16,3 mln zł.

Decyzja taka w wielu przypadkach może uzasadniać wezwanie pracownika przez pracodawcę do zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia chorobowego. Stwierdzenie nieprawidłowości w sposobie wykorzystania zwolnienia lekarskiego może również stanowić podstawę do wyciągnięcie wobec pracownika konsekwencji dyscyplinarnych. W niektórych przypadkach zasadne będzie nawet rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Realna groźba wyciągnięcia takich konsekwencji, poparta przypadkami, w którym zostały one faktycznie wyciągnięte, jest najskuteczniejszym środkiem zniechęcającym pracowników do nadużywania zwolnień lekarskich.

Kompleksowe spojrzenie na problem

Wskazaliśmy tylko przykładowe działania, jakie pracodawca może podjąć w celu ograniczenia liczby nadużywanych zwolnień. Należy pamiętać, że wybiórcze zastosowanie jednego z nich może okazać się niewystarczające. Będzie tak w szczególności jeśli błędnie zidentyfikowano rzeczywistą przyczynę nieobecności pracowników. Aby ograniczyć ryzyko należy prowadzić działania nie tylko konsekwentne i stanowcze ale również kompleksowe. Efektywne połączenie działań o charakterze prewencyjnym i pozytywnym z regularnymi kontrolami znacząco zwiększa skuteczność tych działań, a w konsekwencji może prowadzić do znacznych oszczędności. Jest to szczególnie istotne w sektorze usług transportowych, gdzie pracodawca nie może sobie pozwolić na częste zastępstwa chorych pracowników.

Paweł Sobol

Kancelaria Prawna Raczkowski Paruch

Łukasz Kuczkowski

Kancelaria Prawna Raczkowski Paruch